Координатор/-ка з операційної діяльності проєкту

Місце роботи: Київ, Україна (гібридний формат роботи, з розміщенням у Міністерстві розвитку громад та територій України https://mindev.gov.ua/)
Тривалість контракту: Контракт на 1 рік (з можливістю продовження)
Мовні вимоги: Українська, англійська (B2)

Контекст
У процесі відновлення після війни Україна має історичну можливість трансформувати публічну інфраструктуру, зробивши її інклюзивною та безбар’єрною. Офіс безбар’єрності, створений при Міністерстві розвитку громад та територій України, сприяє формуванню доступного середовища завдяки стратегічному плануванню, міжсекторальній координації та співпраці з громадами.

Офіс функціонує за підтримки NGO у рамках європейської програми підтримки.

Для забезпечення ефективної роботи Офісу ми шукаємо вмотивованого та організованого фахівця на посаду Координатора/-ки з операційної діяльності проєкту.

Основні обов’язки
• Операційна підтримка: забезпечення безперебійної роботи Офісу, включаючи управлінську, адміністративну та логістичну підтримку всієї команди.
• Координація внутрішніх процесів: синхронізація комунікацій і робочих процесів між різними фахівцями Офісу.
• Організація та підтримка заходів: організація та адміністративний супровід освітніх програм, тренінгів, зустрічей та інших проєктних заходів.
• Документообіг та звітність: ведення внутрішньої документації, допомога в підготовці звітів і презентацій.
• Управління ресурсами: сприяння моніторингу використання офісних ресурсів і матеріалів.
• Забезпечення дотримання правил і процедур, встановлених Міністерством.
• Мотивація, наставництво та підтримка членів команди.
• Формування атмосфери довіри та відповідальності.
• Розвиток компетенцій членів команди.
• Сприяння позитивній внутрішній атмосфері та врегулювання конфліктів у команді.
• Гарантування дотримання правил і процедур.

Необхідна кваліфікація
Освіта:
• Вища освіта у сфері державного управління, економіки, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід:
• Мінімум 3 роки відповідного професійного досвіду.
• Досвід роботи з державними установами або міжнародними проєктами розвитку.
• Досвід у сфері управління проєктами, цифрових комунікацій або соціальній сфері.

Навички:
• Відмінні організаторські здібності та вміння керувати часом
• Високий рівень комунікаційних і координаційних навичок
• Досвід у плануванні заходів і адміністративній підтримці
• Володіння навичками документообігу та управління ресурсами
• Розуміння процедур і дотримання інституційних правил
• Лідерські якості та вміння наставництва
• Здатність формувати атмосферу довіри та відповідальності
• Навички вирішення конфліктів і прийняття рішень
• Уважність до деталей і точність

Чому варто приєднатися до нас?
• Зможете зробити внесок у важливу справу національного відновлення.
• Працюватимете на перетині державного управління, міжнародного розвитку та інклюзивного планування.
• Станете частиною команди, яка впроваджує системні зміни в українських громадах.

Як податися
Будь ласка, надішліть своє резюме та короткий мотиваційний лист на адресу: Відправити резюме з темою листа: “Project Operations Coordinator Application – [Ваше ім’я]”.
Або подайте заявку на цю вакансію.

Job Announcement: Project Operations Coordinator

Location: Kyiv, Ukraine (Hybrid work format, based at the Ministry for Development of Communities and Territories of Ukraine https://mindev.gov.ua/)

Contract Duration: 1 year contract (with possibility of extension)

Language Requirements: Ukrainian, English (B2)

Background

As Ukraine rebuilds in the wake of war, there is a historic opportunity to reshape public infrastructure to be inclusive and barrier-free. The Barrier-Free Office, established within the Ministry for Development of Communities and Territories of Ukraine, supports the creation of accessible environments through strategic planning, cross-sectoral coordination, and collaboration with communities.

The Office is supported by an NGO as part of Europe’s assistance.

To support the efficient functioning of the Office, we are looking for a motivated and organized Project Operations Coordinator to join the team.

Key Responsibilities

• Operational support: Ensuring the smooth operation of the Office, including managerial,administrative and logistical support to the entire team;

• Coordination of internal processes: Synchronization of communications and workflows between various specialists of the Office;

• Organization and support of events: Organization and administrative support of educational programs, trainings, meetings and other project events;

• Document management and reporting: Maintaining internal documentation, assisting in the preparation of reports and presentations;

• Resource management: Assist in monitoring the use of office resources and materials;

• Ensure that the rules and procedures which the Ministry has determined are respected;

• Motivate, coach and follow up team members;

• Create an atmosphere of trust and accountability;

• Develop the competences of team members;

• Promote a positive internal atmosphere and manage conflicts within the entity;

• Guarantee that rules and procedures are respected.

Required Qualifications

Education:

• Degree in Public Management, Ecomony, Business Administration or related fields.

Experience:

• Minimum of 3 years of relevant experience.

• Experience working with or for government institutions or international development projects.

• Experience in project management, digital communications, and social.

Skills:

• Strong organizational and time-management abilities

• Excellent communication and coordination skills

• Experience in event planning and administrative support

• Proficiency in document and resource management

• Knowledge of institutional procedures and compliance

• Leadership and team coaching skills

• Ability to foster a positive, accountable work environment

• Conflict resolution and problem-solving skills

• Attention to detail and accuracy

Why Join Us?

• Contribute to a meaningful national recovery effort.

• Work at the intersection of government, international development, and inclusive planning.

• Be part of a committed team driving systemic change in Ukrainian communities.

How to Apply

Please send your CV and a short motivation letter to Відправити резюме with the subject line: “Project Operations Coordinator Application – [Your Name]”. Or apply to this vacancy.