Фахівець(чиня) з адміністративної діяльності (Administrative Officer)

Тривалість контракту- 30 вересня 2026 року

Про FHI 360 та проєкт EpiC

FHI 360 — це некомерційна організація, яка займається розвитком людського потенціалу та прагне покращити життя людей шляхом впровадження інтегрованих, локально орієнтованих рішень. У складі команди — експерти в галузях охорони здоров’я, освіти, харчування, довкілля, економічного розвитку, роботи з молоддю, досліджень, технологій, комунікацій та соціального маркетингу, що створює унікальне поєднання можливостей для вирішення сучасних взаємопов’язаних викликів розвитку. FHI 360 працює більш ніж у 50 країнах світу та в усіх штатах і територіях США.

Проєкт EpiC (Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control) — це восьмирічна (2019–2027) глобальна ініціатива у сфері охорони здоров’я, яка спочатку фінансувалася Державним департаментом США в рамках Надзвичайного плану президента США з боротьби зі СНІДом (PEPFAR). Проєкт реалізується приблизно в 50 країнах світу, вирішуючи ключові виклики у сфері громадського здоров’я, такі як ВІЛ/СНІД, підготовка до пандемій та глобальна безпека у сфері охорони здоров’я.

В Україні проєкт фінансується в межах ініціативи Global Health Security (GHS) з метою зміцнення глобальних, регіональних та місцевих систем громадського здоров’я, спираючись на широкий досвід та наявні можливості, що узгоджуються з національними пріоритетами GHS та цілями уряду США. EpiC підтримуватиме національні та регіональні установи громадського здоров’я, медичні заклади, науково-дослідні інститути та регіональні управління Держпродспоживслужби України, академічні установи, а також організації громадянського суспільства. Метою є зміцнення потенціалу GHS у сферах профілактики та контролю інфекцій (IPC), антимікробної резистентності (AMR), управління надзвичайними ситуаціями у сфері охорони здоров’я (HEM), з особливим акцентом на запобігання, виявлення та реагування на спалахи інфекційних захворювань епідемічного значення. Усі заходи будуть узгоджені з національними нормативними актами, рекомендаціями та стандартами, а також з відповідними міжнародними рамковими документами.

Ця позиція базується в Києві, Україна. Вакансія відкрита для громадян України, які проживають в Україні або готові переїхати. Вимагається професійне володіння українською мовою (усною та письмовою).

Короткий опис посади:

Фахівець з адміністративної діяльності  підпорядковується менеджеру із закупівель. Основна відповідальність — надання логістичної, програмної, операційної та адміністративної підтримки проєкту. Посада передбачає взаємодію з усією командою EpiC Ukraine для забезпечення ефективної роботи офісу, координації діяльності та постійного моніторингу й звітності щодо реалізації програми в країні. Працівник готує документи та звіти, веде облік, організовує та підтримує систему зберігання файлів, публікує інформацію та надає допомогу іншим співробітникам. Збирає та перевіряє дані, узагальнює та узгоджує інформацію, координує та підтримує управління документацією.

Основні обов’язки:

• Реагує на запити співробітників щодо адміністративної підтримки.
• Створює та підтримує систему файлів, готує звіти, презентації та графіку, забезпечує працівників офісним приладдям, виконує введення даних, редагує тексти та складає спеціальні звіти.
• Підтримує бази даних і трекери, внутрішні спільні файли, забезпечує цілісність і безпеку даних відповідно до стандартів якості та політики компанії.
• Самостійно виконує щоденні рутинні завдання.
• Готує документи, звіти та інформаційні матеріали для консультантів, співробітників і донорів.
• Планує та бере участь у регулярних робочих дзвінках, веде нотатки та контролює виконання завдань.
• Приймає та розподіляє вхідну кореспонденцію, координує відправлення пошти, включаючи кур’єрські послуги, поштові рахунки та внутрішню пошту.
• Організовує зустрічі та їх логістику.
• Допомагає у підготовці довідкових матеріалів для зустрічей і конференцій.
• Забезпечує підтримку зустрічей (наприклад, бронювання кімнат, координація харчування, логістика).
• Готує та підтримує документацію, плани, звіти, графіки, бази даних, таблиці, журнали тощо.
• Завдання можуть змінюватися залежно від відділу або функціональної сфери.
• Може виконувати спеціальні проєкти, дослідження та аналіз даних.
• Організовує та пріоритезує великий обсяг інформації та дзвінків.
• Виконує настільну видавничу діяльність. Створює та розробляє візуальні презентації.
• Створює, підтримує та оновлює систему зберігання файлів.
• Швидко знаходить потрібну інформацію у файлах.
• Створює, підтримує та оновлює бібліотеку професійних журналів і видань.
• Організовує складні заходи, такі як зустрічі, подорожі, конференції та активності відділу.
• Організовує складні та детальні плани подорожей і маршрути.
• Готує документи для зустрічей, пов’язаних із подорожами.
• Обробляє форми витрат, пов’язаних із подорожами.
• Збирає дані та готує звіти.
• За потреби готує письмові відповіді або відповідає на дзвінки/електронні листи від імені співробітників.
• Реагує на регулярні запити щодо інформації.

Освіта, кваліфікація та досвід:

• Диплом молодшого спеціаліста або міжнародний еквівалент у сфері ділового адміністрування або суміжній галузі. Бажано ступінь бакалавра.
• Мінімум 5 років відповідного досвіду в управлінні офісом або секретарській роботі.
• Відмінні комунікативні навички.
• Вміння ефективно вирішувати проблеми та приймати рішення в межах визначених процедур і політик.
• Проактивність та здатність самостійно ініціювати процеси закупівель.
• Підтверджені навички стенографії та друку.
• Добрі навички роботи з комп’ютером.
• Глибоке знання сучасних офісних процедур.
• Здатність ефективно працювати в команді та сприяти розвитку командного духу.
• Добре розвинені навички письмової та усної комунікації, а також роботи з комп’ютером.
• Вміння складати звіти та вести документацію.
• Готовність до подорожей по країні, регіону та за кордон (за потреби).
• Необхідно вільно читати, писати та розмовляти англійською та українською мовами.

Технології:

• Персональний комп’ютер/ноутбук, програми Microsoft (зокрема Office 365, SharePoint, Teams), мобільний телефон/смартфон та стандартне офісне обладнання.

Вимоги до подорожей:

• Менше ніж 10% часу.

__________________________________________________________________________________________________

Length of contract until 30 September 2026

About FHI 360 and EpiC 

FHI 360 is a nonprofit human development organization dedicated to improving lives in lasting ways by advancing integrated, locally driven solutions. Our staff includes experts in health, education, nutrition, environment, economic development, youth, research, technology, communication, and social marketing—creating a unique mix of capabilities to address today’s interrelated development challenges. FHI 360 serves more than 50 countries and all U.S. states and territories. 

The Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) project is an eight-year (2019–2027) global health project initially funded by the U.S. Department of State (DoS) as part of the President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR). EpiC operates in approximately 50 countries, addressing key public health challenges such as HIV/AIDS, pandemic preparedness, and global health security.  

 In Ukraine, the project receives Global Health Security (GHS) funding to strengthen global, regional, and local public health systems, building on broad experience and existing capabilities that align with national GHS priorities and US Government goals. EpiC will support the national and regional public health institutions, health care facilities, the State Service of Ukraine on Food Safety and Consumer Protection’s research institutes and regional departments, academic institutions, as well as civil society organizations to strengthen GHS capacities in infection prevention and control (IPC), antimicrobial resistance (AMR), health emergency management (HEM), with a particular focus on the prevention, detection and response to infectious disease outbreaks of epidemic significance. All activities will be aligned with national regulations, guidelines and standards, as well as relevant international frameworks.   

FHI 360 is seeking qualified candidates for a Technical Advisor for Infection Prevention and Control who will report to the GHS Technical Director.   This position will be based in Kyiv, Ukraine. This position is open to Ukrainian nationals who are residing in Ukraine or are willing to relocate to Ukraine. Professional proficiency in written and spoken English and fluency in Ukrainian is required. 

Job Summary: 

The Administrative Officer reports to the Procurement Manager. The Administrative Officer is primarily responsible for providing logistical, programmatic, operations, and administrative support to the project. They will work across the EpiC Ukraine team to ensure the smooth office operations and coordination, and ensure ongoing monitoring and reporting on the country program. They prepare documents and reports, compile records, organize, and maintain files, post information, and assist others. The Officer collects and verifies data, summarizes, and reconciles information, and coordinates and maintains records management.  

Accountabilities: 

• Responds to staff requests for administrative support as needed. 

• Sets up and maintain files, prepares reports, presentations, and graphics, provides employees with office supplies, performs data entry, proofreads, and compiles special reports. 

• Maintains databases and trackers, shared internal files, and data integrity and security according to quality standards and company policy. 

• Performs day-to–day routine tasks independently with own initiative. 

• Prepares documents, reports and briefing materials for consultants, staff, and donors. 

• Schedules and attends routine country calls, takes notes, and follows up on action items. 

• Receives and distributes incoming mailing and coordinates outgoing mail, including courier services, postage meter account, and interoffice mail distribution. 

• Schedules meetings and meeting arrangements. 

• Assists with the preparation of background materials for meetings and conferences. 

• Provides meeting support as needed (e.g., scheduling conference rooms, coordinating food, logistics). 

• Prepares and maintains documentation, plans, reports, schedules, databases, spreadsheets, logs, etc. to support functions. 

• Assignments vary based on department and/or functional area. 

• May handle special projects and execute research and data analysis tasks, 

• Organizes and prioritizes large volumes of information and calls. 

• Performs desktop publishing. Creates and develops visual presentations. 

• Establishes, develops, maintains and updates filing system. 

• Retrieves information from files when needed. 

• Establishes, develops, maintains, and updates library of trade journals and magazines. 

• Schedules and organizes complex activities such as meetings, travel, conferences and department activities for members of the department. 

• Arranges complex and detailed travel plans and itineraries. 

• Compiles documents for travel- related meetings. 

• Processes travel expense forms. 

• Compiles data and prepares reports. 

• Drafts written responses or replies by phone or e-mail when necessary for staff members, as requested. 

• Responds to regularly occurring requests for information. 

Education Qualification & Experience 

• Associates Degree or International Equivalent in Business Administration or Related Field. Bachelor’s Degree preferred  

• Minimum of 5 years of relevant office management / secretarial experience. 

• Excellent communication skills.  

• Excellent problem solver who can exercises judgment within defined practices and policies to perform duties. 

• Proactive and able to take initiative in facilitating procurements. 

• Proven shorthand and typing ability. 

• Good computer skills. 

• Thorough knowledge of modern office procedures. 

• Ability to work well with others and to develop strong team spirit.  

• Well developed computer, written and oral communication skills. 

• Good report writing and documentation skills. 

• Ability to travel within country or region and internationally if needed.  

• Must be able to read, write and speak fluent English and Ukrainian 

Technology to be Used: 

• Personal Computer/Laptop, Microsoft applications (i.e., Office 365, SharePoint, Teams), cell phone/mobile technology, and standard office equipment. 

Travel Requirements: 

• Less than 10% 

**Or an equivalent combination of relevant education and/or experience sufficient to successfully perform the key responsibilities of the job. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. 

The position will be based in FHI 360’s office in Kyiv, Ukraine.  

Please apply via the link above on the vacancy website or email your CV and Cover letter to Відправити резюме with ‘Administrative Officer’ in the subject line. Only applications submitted in English will be considered. 

Candidates with disabilities are encouraged to apply