Координатор з адміністрування грантів та звітності

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв’язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

ОПИС ВАКАНСІЇ

Координатор з адміністрування грантів та звітності є фокал поінтом для підготовки грантових пропозицій, змін до контрактів, комунікації з донорами, звітності, а також ряду регулярних та спеціальних звітів і комунікаційних матеріалів для внутрішнього та зовнішнього використання.

Координатор відповідатиме за високоякісну підготовку технічних оцінок, технічних концептуальних записок, розробку бюджетів, планів закупівель, робочих планів тощо. Він/вона забезпечує ефективну та прозору комунікацію з донорами та штаб-квартирою щодо прогресу виконання проектів.

Може відповідати за управління персоналом, підвищення потенціалу та розвиток працівників IMC і партнерських організацій з метою покращення та стандартизації звітності та розробки пропозицій у портфелі програм країни.

Координатор відстежує ситуаційні зміни, отримуючи інформацію як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел для кращого розуміння роботи програми.

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Управління інформацією про гранти

• Підготовка листів про зацікавленість, концептуальних записок, повних грантових пропозицій, запитів на зміни та всіх супровідних документів (лог-фреймів, робочих планів тощо) у співпраці з програмним та управлінським персоналом.
• Організація та проведення установчих зустрічей щодо грантів.
• Участь та підтримка в оглядах грантів, надання консультаційної допомоги програмним командам.
• Щомісячне/щоквартальне відстеження прогресу програм за всіма грантами.
• Збір та координація інформації для звітів донорам (щомісячні, квартальні, фінальні звіти).
• Ведення файлів грантів, включаючи угоди, пропозиції, зміни, звіти тощо.
• Забезпечення відповідності програмних процесів внутрішнім та донорським регуляціям.
• Координація діяльності з управління грантами з регіональним та головним офісами.
• Підтримка інституційного навчання та розробки програм.
• Навчання національного персоналу та партнерів з управління грантами.
• Підтримка закриття грантів, включаючи підготовку фінальних інвентаризацій, розподіл активів тощо.
• Аналіз виконання грантів, дотримання бюджету та донорських регуляцій, надання рекомендацій щодо управління грантами.
• Взаємодія з Департаментом управління грантами та контрактами в штаб-квартирі для забезпечення відповідності процесів.
• Обробка та відповідь на запити про інформацію з усіх офісів IMC.

Звітність

• Підтримка програмних команд та місцевих партнерів у підготовці якісної звітності через навчання та підвищення потенціалу.
• Управління та збір інформації для регулярного аналізу ситуації (безпека, політична ситуація, ЗМІ, діяльність інших організацій).
• Забезпечення наявності адекватних інструментів та процесів для збору якісної інформації для звітності донорам та внутрішнім структурам.
• Підготовка комунікаційних матеріалів (карти, тематичні дослідження, інфографіки) для представлення програмної діяльності.
• Розробка шаблонів та підтримка у створенні щотижневих, щомісячних, квартальних внутрішніх і зовнішніх звітів.
• Редагування та перевірка якості всіх звітів перед передачею керівництву.
• Класифікація та збереження програмних документів, таких як звіти, пропозиції, фото та відео.

Внутрішня та зовнішня координація

• Координація з партнерами/субгрантоотримувачами для підтримки узгодженості діяльності та якісної звітності.
• Забезпечення ефективного інформаційного потоку між польовими командами, регіональними офісами та штаб-квартирою.
• Своєчасне інформування донорів про критично важливі питання, що впливають на реалізацію проєктів.
• Представлення IMC на координаційних зустрічах НУО, за необхідності.

Інші обов’язки

• Виконання інших завдань за запитом керівника або уповноваженої особи.
• Тимчасове виконання додаткових територіальних обов’язків, заміщення відсутніх працівників, підтримка колег під час відпусток, відряджень тощо.

МІНІМАЛЬНІ ВИМОГИ

• Зазвичай вимагається ступінь бакалавра у сфері міжнародного розвитку або суміжних дисциплін.
• Мінімум 10 років відповідного досвіду, включаючи 5 років у міжнародних гуманітарних організаціях.
• Досвід написання грантових пропозицій та управління інформацією щодо великомасштабних програм.
• Глибоке розуміння політики та вимог донорів (USAID, OFDA, BPRM, UN, ECHO, DFID).
• Високий рівень міжкультурної компетенції та розуміння питань охорони здоров'я.
• Досвід управління персоналом, лідерські та комунікаційні навички.
• Гнучкість, здатність працювати в стресових умовах.
• Володіння MS Excel, Word, PowerPoint, інструментами управління інформацією та програмною звітністю.
• Вільне володіння англійською мовою (усно та письмово).

Кодекс Етичних Норм Поведінки

Відповідно до цієї посади особа повинна розвивати та заохочувати культуру відповідності та етики в усій організації, підтримувати чітке розуміння дотримання стандартів етики організації «Міжнародний Медичний Корпус» та донорських потреб. Співробітники організації також відповідають за запобігання порушень нашого Кодексу Етичних Норм Поведінки, які можуть включати конфлікт інтересів, шахрайство, корупцію чи переслідування. Якщо ви бачите, чуєте або вам стало відомо про будь-які порушення Кодексу Етичних Норм Поведінки чи Політики Безпеки, ви зобов’язані повідомити про це. Якщо це керівна посада, людина повинна показувати приклад етичної поведінки своєю власною поведінкою та наглядом за роботою інших; переконатися, що особи, які підпорядковуються вам, мають достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у Кодексі Етичних Норм Поведінки; контролювати дотримання вимог підлеглими людьми; послідовно та чесно забезпечувати дотримання Кодексу Етичних Норм Поведінки та політики Міжнародного Медичного Корпусу (ММК), включаючи Політику Безпеки та Політику Захисту від Переслідувань, Залякування та Сексуальних Домагань на робочому місці; підтримувати співробітників, які добросовісно піднімають відповідні питання чи виявляють занепокоєння.

Захист

Усі співробітники несуть спільну відповідальність і зобов’язання захищати населення, з яким ми працюємо, включаючи дорослих, які можуть бути особливо вразливими, і дітей. Мається на увазі захист від таких наступних дій наших співробітників або партнерів, як: сексуальна експлуатація та насильство; експлуатація, зневага або жорстоке поводження з дітьми, дорослими, які знаходяться в групі ризику, або ЛГБТІ; та будь-які форми торгівлі людьми.

Рівні можливості

Організація «Міжнародний Медичний Корпус» пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.