Personal Assistant for HoM / Асистент керівника місії

Location: Kyivv, Ukraine

Reports to: Head of Mission 

Start Date: As soon as possible 

Contract Type: Full-time, service contract (6 months, renewable)

The Yashchenko Foundation is a Ukrainian-led humanitarian organisation delivering medical access, emergency aid, and life-saving services to conflict-affected communities across Ukraine. As the Foundation continues to grow its programming and geographic reach, we are seeking a qualified and committed Personal Assistant to ensure that administrative work is made professionally.

The Personal Assistant to the Head of Mission provides comprehensive administrative, organisational, translation, and communication support to the HoM. The role ensures effective workflow, timely follow-up on tasks, coordination of meetings and travel, accurate reporting, and clear internal and external communication. This position is vital to enabling efficient decision-making and smooth operational functioning of the mission.

Key Responsibilities

1.Executive Support

• Provide multifaceted administrative and operational support to the Head of Mission across all professional activities.
• Maintain oversight of ongoing priorities, ensuring deadlines are met and actions are followed up in a timely manner.
• Support fundraising activities of the organisation and Head of Mission

2. Translation & Interpretation

• Provide written and oral translation between English and Ukrainian/ussian to support communication, documentation, and representation needs.
• Assist during meetings, field visits, and delegation events that require interpretation.

3. Reporting & Documentation

• Assist in preparing monthly, quarterly, and annual reports for internal and external stakeholders.
• Support donor reporting processes and contribute to fundraising documentation as needed.

4. Meetings & Coordination

• Organise and schedule meetings, identify relevant stakeholders, prepare agendas, and gather supporting materials.
• Take meeting minutes, draft follow-up plans, and ensure action points are tracked and completed.
• Assist in preparing visits of delegations, VIP guests, and external partners.

5. Administrative and Operational Support

• Provide general administrative support to the HoM office, including document management, planning tools, and correspondence.
• Maintain effective communication with partners on matters related to HoM engagement with the Yashchenko Foundation.

6. Calendar, Communications & Task Management

• Manage the HoM’s calendar and inbox, ensuring prioritisation and timely response to all communication.
• Track tasks assigned to HoM or executive leadership to ensure nothing is missed or delayed.
• Handle and respond to incoming inquiries addressed to the organisation when relevant.

7. Travel & Logistics

• Coordinate national and international travel for the HoM, including itineraries, bookings, meetings, and documentation.
• Support logistical arrangements for field visits, missions, and events.

8. Procurement Support

• Conduct small-scale purchases on behalf of the HoM when required and ensure proper documentation and alignment with procurement procedures.

Qualifications and Experience

• Excellent written and spoken command of Ukrainian and English; strong communication and interpersonal skills.
• Highly organised with strong attention to detail, reliability, and the ability to manage multiple tasks simultaneously.
• Proactive, flexible, and solution-oriented approach to work.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion. Strong translation and interpretation skills (EN-UA-RU).
• Strong proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Experience with Adobe Creative Cloud is an advantage.
• Ability and willingness to travel within Ukraine to support translation or coordination needs.
• Ability to travel abroad if required.
• Prior experience in administrative roles, coordination, or humanitarian/non-profit settings is an asset.
• Strong commitment to the mission and values of the Yashchenko Foundation.

Personal Qualities

• Proactive and highly attentive to detail.
• Ability to work under pressure and in fast-paced environments.
• Strong sense of responsibility, professionalism, and organisational loyalty.
• Positive attitude and ability to build strong working relationships with diverse stakeholders.

Локація: Київ, Україна

Підпорядковується: Голові місії

Дата початку роботи: Якомога швидше

Тип контракту: Повна зайнятість, сервісний контракт (6 місяців, з можливістю продовження)

Фонд «Ященко» — українська гуманітарна організація, що надає життєво необхідну допомогу та підтримує довгострокове відновлення по всій Україні. Наші програми охоплюють екстрену допомогу, медичну та WASH-підтримку, роздачу продуктів харчування, евакуації та відновлення інфраструктури громад у районах, що постраждали від конфлікту.

Для посилення ефективної координації, представництва та операційного управління на рівні місії Фонд шукає високоорганізованого та проактивногоАсистента Керівника Місії (HoM). Ця роль є ключовою для забезпечення безперебійної роботи офісу HoM та підтримки керівництва у досягненні стратегічних і програмних цілей організації.

Асистент Керівника Місії забезпечує всебічну адміністративну, організаційну, перекладацьку та комунікаційну підтримку HoM. Посада відповідає за ефективний робочий процес, своєчасний супровід завдань, координацію зустрічей і поїздок, коректну звітність і якісну внутрішню та зовнішню комунікацію. Роль є критично важливою для ефективного прийняття рішень і безперебійної операційної роботи місії.

Основні обов’язки:

1.Виконавча підтримка

• Надавати багатопрофільну адміністративну та операційну підтримку Керівнику Місії у всіх робочих процесах.
• Відстежувати пріоритетні завдання, забезпечувати дотримання дедлайнів та виконання всіх пунктів.
• Підтримувати діяльність організації та HoM у сфері фандрейзингу.

2. Письмовий та усний переклад

• Забезпечувати письмовий і усний переклад між українською, англійською та російською мовами.
• Асистувати під час зустрічей, поїздок у поле та заходів з делегаціями, що потребують перекладу.

3. Звітність та документообіг

• Допомагати у підготовці місячних, квартальних і річних звітів для внутрішніх і зовнішніх стейкхолдерів.
• Підтримувати підготовку донорської звітності та фандрейзингових документів.

4. Координація зустрічей

• Організовувати та планувати зустрічі, визначати ключових учасників, готувати порядок денний і супровідні матеріали.
• Вести протоколи зустрічей, готувати плани подальших дій та відстежувати їх виконання.
• Підтримувати організацію візитів делегацій, VIP-гостей та зовнішніх партнерів.

5. Адміністративна та операційна підтримка

• Забезпечувати загальну адміністративну підтримку офісу HoM: управління документами, планувальними інструментами, листуванням.
• Підтримувати комунікацію з партнерами з питань, що стосуються взаємодії HoM з Фондом «Ященко».

6. Управління календарем, комунікаціями та завданнями

• Вести календар та поштову скриньку HoM, забезпечуючи пріоритизацію та своєчасні відповіді.
• Відстежувати виконання завдань, поставлених перед HoM або керівництвом.
• Опрацьовувати та відповідати на зовнішні запити, що надходять до організації, коли це доречно.

7. Подорожі та логістика

• Координувати внутрішні та міжнародні відрядження HoM: маршрути, бронювання, зустрічі, необхідні документи.
• Забезпечувати логістичну підтримку польових поїздок, місій та заходів.

8. Підтримка закупівель

• Здійснювати дрібні закупівлі за дорученням HoM та забезпечувати їх документальний супровід відповідно до процедур закупівель.

Кваліфікація та досвід

• Відмінне володіння українською та англійською мовами; сильні комунікаційні навички.
• Високий рівень організованості, увага до деталей, надійність та вміння одночасно вести кілька процесів.
• Проактивність, гнучкість і вміння знаходити рішення.
• Здатність зберігати конфіденційність та працювати з чутливою інформацією.
• Високий рівень володіння перекладом (UA-EN-RU).
• Впевнене володіння Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Досвід роботи з Adobe Creative Cloud є перевагою.
• Готовність подорожувати Україною для перекладу чи координації.
• Можливість подорожувати за кордон за потреби.
• Досвід адміністративної роботи, координації або гуманітарного/неприбуткового сектору є перевагою.
• Висока мотивація, відданість місії та цінностям Фонду «Ященко».

Особисті якості

• Проактивність і висока увага до деталей.
• Здатність працювати під тиском та в динамічних умовах.
• Високий рівень відповідальності, професійності та лояльності.
• Позитивне ставлення та вміння вибудовувати ефективні робочі відносини з різними стейкхолдерами.