Асистент керівника

Ціль: Заміщення вакантної позиції Асистент керівника для надання комплексного адміністративного, організаційного та комунікаційного забезпечення діяльності Голови правління для підвищення ефективності роботи Організації та досягнення її благодійних цілей.

Вимоги:

• Вища освіта;
• Досвід на аналогічних позиціях — буде перевагою;
• Впевнений користувач ПК (Word, Excel, PowerPoint, office 365, Google Drive);
• Володіння програмами по обробці фото/відео, монтажу буде перевагою;
• Володіння грамотною українською мовою;
• Володіння англійською мовою на рівні С1-2 з навичками вільного живого перекладу та комунікації із носіями;
• Організаторські та комунікаційні здібності;
• Можливість працювати в режимі багатозадачності;
• Самоорганізованість та дисциплінованість;
• Максимальна лояльність та відкритість до відряджень (як по Україні так і поза межами);
• Водійські права категорії В — буде перевагою.

Обов’язки:

Адміністративне та організаційне забезпечення:

• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції (електронної та паперової), її реєстрація, розподіл і контроль виконання;
• Підготовка, оформлення та зберігання документів (листи, накази, протоколи, договори, звіти, презентації);
• Організація системи електронного та паперового архівування документів;
• Організація прийому відвідувачів, представників партнерських організацій, донорів.

Робота з інформацією та комунікації:

• Обслуговування телефонних дзвінків, прийом повідомлень, фільтрація інформації та первинне консультування;
• Зв’язок із командами на доручення керівника;
• Збір необхідної інформації для підготовки звітів, презентацій та прийняття рішень керівником;
• Підготовка щоденних або тижневих брифів для керівника з ключових подій;
• Підготовка аналітичних зведень, презентацій та нотаток;
• Протоколювання та фіксація зустрічей;
• Комунікація з медіа (інтерв'ю, зустрічі);
• Комплексне управління соціальними мережами голови правління (фото — відеозйомка, монтаж контенту).

Організація заходів та календарне планування:

• Координація графіка роботи керівника: планування зустрічей, дзвінків, поїздок та заходів;
• Підготовка та організація внутрішніх і зовнішніх зустрічей (підготовка матеріалів, запрошення учасників);
• Забезпечення технічної підтримки під час онлайн-зустрічей (Zoom, Teams тощо).

Адміністративна допомога:

• Ведення та оновлення бази контактів партнерів, донорів, журналістів тощо;
• Підготовка листів-подяк, персональних звітів для донорів;
• Допомога у зборі даних та підготовці звітності перед донорами, громадськістю та регуляторними органами.

Забезпечення поїздок:

• Супровід голови правління у відрядженнях.

Конфіденційність та етика:

• Абсолютна конфіденційність у роботі з будь-якою інформацією, що стосується діяльності організації, її підопічних, донорів і партнерів;
• Дотримання місії:
• Діяльність має відповідати місії, цінностям та етичним принципам Організації.

Умови роботи:

• Графік роботи плаваючий / гнучкий, доступність 24/7;
• Конкурентоспроможна винагорода з урахуванням вашого професійного досвіду;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.