Logistic and Administration Assistant / Асистент/ка з логістики та адміністрування

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Responsibilities:

• Ensure the procurement of Kyiv office supplies and service needs (high and low value transactions) are carried out in a timely and cost-effective manner and according to Helvetas Policy on procurement and keeping in mind any donor requirements on procurement.   

• Set realistic procurement timelines with program teams allowing S/He to assess the market and obtain value for money purchases.   

• Keep proper record of all contracts, expenditures, receipts, purchase order forms, waybills and other documents (in both soft –Box and hard copies where required). 

• Ensure the timely payment of all goods and services rendered, in coordination with budget holders and the finance department.   

• Coordinate all logistics/procurement activities with other departments.

• Ensure all (stationary, toiletries, safety equipment, etc) office supplies are adequate and are replenished regularly.

• Adhere to all agreed rental agreement contracts and other framework agreements set by the Country Director and Logistics Manager. 

• Maintaining and updating Helvetas assets including the recording of assets; disposal of assets; reporting any asset movement, loss or damage  
• Asset Management, including ensuring appropriate storage and maintenance of assets.  
• Tag / Register assets once the commodity is delivered to Helvetas premises.  
• Carry out spot checks for both assets/inventory.

We offer:

• A competitive salary commensurate with qualifications and experience.

• Medical insurance to ensure your health and safety.

• Access to psychological support services to help maintain well-being during challenging times.

• Coverage of professional training and development courses for continuous growth.

• A hybrid work format allowing a combination of office and remote work.

• English language courses to improve proficiency.

• An office located just a 2-minute walk from the metro station, equipped with reliable internet, a generator, and a shelter for safety.

We’re Hiring – Inclusive Opportunities! At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.

______________________________________________________________________________________

Helvetas Swiss Intercooperation – це швейцарська міжнародна організація, яка представлена у 35 країнах Африки, Азії, Латинської Америки та Східної Європи. Діяльність спрямована на впровадження ініціатив економічного відновлення та розвитку, стійкої інфраструктури, підтримку програм гуманітарної допомоги.

Helvetas використовує багаторівневий підхід, залучаючи до співпраці громадянське суспільство, уряд та приватний сектор.

Діяльність Helvetas в Україні спрямована на впровадження програм економічного відновлення та розвитку. Крім цього, Helvetas працює над стійким відновленням житлової та водної інфраструктури у громадах. Helvetas формує свої рішення на основі глибокої аналітики українського ринку праці та економічних тенденцій, забезпечуючи ефективні, сталi та масштабовані рішення для відновлення України.

Наразі Helvetas працює у Київській, Харківській, Чернігівській, Сумській, Дніпропетровській та Полтавській областях та планує розширити свою діяльність. Налагоджуючи роботу на різних рівнях, Helvetas співпрацює з національними та місцевими органами влади, бізнесом, а також розбудовує партнерську мережу громадських організацій для реалізації завдань.

Основні обов'язки:

• Забезпечувати здійснення закупівель товарів і послуг для Київського офісу (операції як великої, так і малої вартості) своєчасно та економічно ефективно, відповідно до Політики Helvetas щодо закупівель, з урахуванням вимог донорів.

• Узгоджувати реалістичні строки закупівель із програмними командами, що дозволяє провести оцінку ринку та забезпечити оптимальне співвідношення ціни й якості.

• Вести належний облік усіх контрактів, витрат, рахунків, квитанцій, форм замовлень на закупівлю, товарно-транспортних накладних та інших документів (в електронному вигляді — Box, а також у паперовому форматі за потреби).

• Забезпечувати своєчасну оплату всіх наданих товарів і послуг у координації з відповідальними за бюджети особами та фінансовим відділом.

• Координувати всі логістичні та закупівельні процеси з іншими підрозділами.

• Забезпечувати наявність достатніх запасів офісних матеріалів (канцелярія, господарські товари, засоби безпеки тощо) та їх регулярне поповнення.
• Дотримуватися всіх погоджених договорів оренди та інших рамкових угод, затверджених Керівником країни та Менеджером з логістики.

• Забезпечувати управління активами, зокрема належне зберігання та технічне обслуговування активів.

• Маркувати та реєструвати активи одразу після надходження товарів на об’єкти Helvetas.

• Підтримувати та оновлювати облік активів Helvetas, включно з реєстрацією активів, їх списанням/утилізацією, а також звітуванням про будь-яке переміщення, втрату або пошкодження активів.
  
  Ми пропонуємо:

  • Конкурентну заробітну плату, яка відповідає кваліфікації та досвіду.

  • Медичне страхування для забезпечення вашого здоров’я та безпеки.

  • Доступ до послуг психологічної підтримки, що допомагає зберігати добробут у складних ситуаціях.

  • Оплату професійного навчання та тренінгів для подальшого розвитку.

  • Гібридний формат роботи, що дозволяє поєднувати роботу в офісі та дистанційно.

  • Курси англійської мови для підвищення рівня володіння мовою.

  • Офіс розташований за 2 хвилини ходьби від станції метро, обладнаний стабільним інтернетом, генератором та укриттям для безпеки

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!
У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.