Асистент комерційного департамента та департамента логістики

Дочірнє підприємство з іноземними інвестиціями «Перно Рікар Україна» - українське представництво французької групи Перно Рікар (Pernod Ricard), провідного виробника та імпортера елітних алкогольних напоїв всесвітньо відомих торгівельних марок, одного з лідерів світового ринку з виробництва і продажу алкогольних напоїв преміум класу. До асортименту компанії входять такі бренди як Ararat, Jameson, Chivas Regal, Absolut, Olmeca, Martell, Ballantine’s, Havana Club та ін.

Оголошує конкурс на заміщення вакансії:

Асистент комерційного департамента та департамента логістики

Функціонал посади

Загальний: 

1. Прийом вхідних дзвінків, кореспонденції департаменту, присутність в офісі для допомоги команді;  
2. Загальна адміністративна підтримка департаменту загалом;  
3. Контроль за виконанням доручень директора;  
4. Координація документообігу всередині департаменту, а також між департаментом та іншими структурними підрозділами компанії;  
5. Усні та письмові переклади документів;  
6. Підготовка презентацій за дорученням керівників;  
7. Організація та забезпечення відряджень співробітників департаментів;  
8. Забезпечення документообігу за контрактними клієнтами між підрозділами департаменту, бухгалтерією та юридичним відділом;  
9. Забезпечення документообігу між департаментом та контрагентами;  
10. Бронювання конференц-залів для проведення зустрічей на запит співробітників департаменту;  
11. Сприяння організації регулярних нарад департаменту та його відділів;  
12. Облік присутності співробітників департаменту;  
13. Виконання робочих доручень начальників відділів. 

Спеціальний: 

1. Робота в 1С (внесення рахунків в систему, створення проєктів). 
2. Підготовка та погодження рахунків на оплату. 
3. Контроль оплати рахунків (відслідковування дати оплати разом із бухгалтером). 
4. Організація списань алкогольної продукції (вітання партнерів з національними святами).  
5. Участь у підготовці первинної документації згідно з Процедурою компанії.  
6. Документальне оформлення представницьких витрат та відряджень. 
7. Організація підписання первинних документів.  
8. Робота із електронною системою «Вчасно», щоденна перевірка та організація підписання документів у електронній системі.  
9. Завантаження підписаних документів у систему Sharepoint. 
10. Співпраця із службами таксі (комунікація та щомісячна перевірка використання таксі). 
11. Привітання колег з Днем Народження, збір коштів для привітання 
12. Організація проведення розпродажу алкогольної продукції 
13. Ведення календаря відпусток відділу логістики 
14. Ведення протоколів щотижневої зустрічі відділу закупок товару 

Необхідні знання та вміння:

Діловодство, методи оформлення документів, правила підготовки ділових листів, знання правил ділового спілкування.

Англійська: Intermediate / Upper-Intermediate.

Самоорганізація Відповідальний підхід до виконання поставлених завдань Уважність (робота з документами, цифрами) Здатність швидко навчатися Комунікабельність. Активний підхід до роботи. Прояв ініціативи для оптимізації процесів.

Користування офісною оргтехнікою