HLF Procurement Manager/Менеджер із закупівель HLF

Help – Hilfe zur Selbsthilfe Ukraine

КиївVelyka Vasylkivskya 44метро Площа Українських Героїв

В офісі/на місці

Повна зайнятість

Офіс з генератором

Компенсація подорожей

Курси іноземної мови

Help - Hilfe zur Selbsthilfe e.V. is a non-profit, independent organization that was founded during the war in Afghanistan in 1981 and is now active worldwide. With an annual project volume of more than 60 million euros, Help provides emergency aid in the event of disasters and sustainable reconstruction with and for people in need, primarily in Africa, Asia, and Europe.

As a globally operating humanitarian aid organization, Help receives high recognition through funding from national and international donors and is committed to national and international humanitarian aid standards as well as the transparent use of funds and impact monitoring.

To support our team, we are looking for a:

HLF Procurement Manager

Contract duration: The fixed-term contract will be in effect until December 31, 2025, with the possibility of extension.

Reports to: Disciplinary: Country Director, Head of administrative and finance. Technically: Global HLF Finance Team

Organizational Unit: Programs, HLF

The Help Localization Facility (“HLF”) is a global programme aiming to develop, provide and manage an innovative financing instrument that will provide local organizations long-term access to high-quality, flexible financing for their humanitarian project work. Additionally, the HLF will provide tailor-made support and capacity development to the implementing local partner organizations.

The position holder is responsible for managing two HLF Procurement Officers, the comprehensive procurement and logistics management of the global HLF programme in Ukraine and its funded local partner projects within the HLF. This includes overseeing the procurement planning, controlling, and reporting for the global HLP programme in Ukraine and its funded partner projects as well as ensuring capacity development support for implementing local partners. The position will play a crucial role in ensuring the integrity of the programme regarding procurement and logistics by setting up respective systems, maintaining compliance, and supporting local partner organizations in managing their procurement responsibilities.

Position Summary

The HLF Procurement team UKR is responsible for managing procurement and logistics of the HLF implementation in Ukraine, ensuring quality and sustainability. Roles ensure compliance with Help procedures and guidelines within the HLF program in Ukraine, contribute to compliance at HLF global level and provide support and technical guidance internally in procurement and logistics matters in Ukraine and to local partner organizations strengthening their capacities. The procurement positions are critical to the HLF mission in engaging and learning with and from local organizations Ukraine and supporting Help capabilities. They will technically report to the HLF Procurement Manager in Ukraine.

The HLF Procurement Manager is responsible for distributing and prioritizing work within the HLF Procurement team in Ukraine, for organizing trainings for staff and local partners and associated travels to local partner organizations.

Primary Responsibilities

The duties that follow represent the primary responsibilities for this role.

Procurement Management of HLF in UKR:

Conduct and oversee procurement and logistics procedures for all HLF operations.
Prepare, support and/or carry out all necessary procurements for the HLF in Ukraine, including digital filing of all procedures that have been conducted.
Run knowledge management on a local, regional and global scale, including hosting internal exchanges for procurement & logistics.
Handle all complaints regarding procurements.
Develop procurement plans and strategies in alignment with program needs.
Supervise procurement officers and ensure efficient workload distribution.
Maintain and oversee the archiving of procurement documentation.
Ensure transparent and fair supplier selection and evaluation.
Coordinate internal procurement training for staff and HLF partners.
Act as the primary point of contact for procurement-related audits and compliance checks. Follow-up on procurement documentation (audit preparation & spot-checks at the local level).
Consult actively with the HLF HQ team in further development and modification of needed procedures and guidelines.

Partner Management: Capacity strengthening and monitoring

Ensure that provided funds are spent according to GFFO’s, Help’s and the partner’s procurement requirements (and any applicable laws).
Harmonize procurement procedures between the HLF and partner projects.
Ensure that partners have improved knowledge in procurement procedures, e.g. dedicated procurement manuals, and proper documentation and procedures are placed once the partnerships end.

The process regarding partner management & capacity enhancement might run as follows:

Identify capacity strengthening needs related to Procurement together with local partners:
1. Through a Partner Assessment and
2. Via additional in-depth exchanges with each partner regarding e.g. donor related procurement and logistics procedures and regulations, Help standards and other manuals (using the Partner Procurement Capacity Assessment Tool (GEN 9))
Based on the assessment, built procurement and logistics capacity of local partners by creating a tailored and needs-based training plan and setting goals for the partnership.
Based on capacity development plan, conduct sessions or trainings, including for example:
1. Train local partners in all procurement procedures related topics. Specifics could include:
  - How to establish a dedicated procurement department (including proper placement in the organigram).
  - How to set up a procurement plan, conduct a market assessment, run evaluation/selection processes according to thresholds, plan logistics like arranging deliveries, asset management, ….
  - How to create a Procurement Manual and keep it updated, with signatory authorization overview according to roles and a description of their responsibilities
2. Plan and run regular capacity development sessions, to address recurrent topics in more detail (e.g. group sessions, peer learning sessions).
Support: Accompany local partners with practical implementation giving continuous guidance. Support local partners, if needed, with the preparation, implementation, and documentation of procurements.
Monitoring and Controlling: Monitor and follow-up on partner’s procurements in the project and check all paperwork.

Overarching tasks:

Represent HLF’s interests in strategic procurement discussions, e.g. on a regional level.
Coordinate communication between local partners and HQ.
Ensure compliance with external and internal guidelines, standards, and technical requirements, for all supervised projects.
Ensure budget spending monitoring for all procurement and logistics matters of the HLF in collaboration with the other HLF UKR team members.
Provide support for tasks and activities beyond the HLF, as needed, to meet broader organizational requirements - only after prior agreement with Team Lead Global HLF Programme, based at HQ.
Demonstrate problem solving and report, if necessary, to higher levels in a timely manner.
Participate in and contribute to HLF global program team and other staff meetings.
Other ad hoc assignments that may arise.

Convince us with:

Successfully completed vocational training or a specialized degree in Procurement or Logistics.
At least 3 years of relevant professional experience in procurement and logistics management, including project documentation and reporting within development cooperation and/or humanitarian aid in a leading position.
Ideally, experience in the NGO environment and/or in working with German and international donors.
Strong knowledge of standards, regulations, and principles for procurement processes in development cooperation or humanitarian aid projects.
Proficient in MS Office and other relevant software.
Strong presentation and training skills.
Ability to apply theoretical knowledge of national and international standards and principles in day-to-day project management.
Language skills: Fluency in English (written and oral) and Ukrainian.
Communication skills: Strong interpersonal communication skills with diverse audiences; from marginalised, underserved populations to high-profile professionals, and demonstrated sensitivity/awareness.
Problem-solving skills: Ability to solve any occurring problems quickly and in a satisfying way.
Stress resilience: Strong organizational skills, with the ability to prioritize and work efficiently under and keep up with pressure.
Organized way of working: Strong organizational skills, with the ability to prioritize work and work methodically.
Teamwork: Foster a collaborative and inclusive team environment, promoting effective communication and knowledge sharing among programme staff, have a deescalating and problem-solving approach to work.
Can do mentality and self-starter: highly organized; proven ability to work independently, anticipate, prioritize, complete multiple projects, and meet deadlines, with consistent attention to detail.
Work with partners: able to build a trust-based respectful working relationship, but able to hold discussions, and be convincing and strict, if necessary (to ensure that donor requirements are met), friendly attitude and trustworthy.
Ability to follow-through: support the partner from the first contact until the project is closed and the partnership ends, ensure that all necessary documentation for donor reporting is available (together with controlling)
Ability to work both independently and as part of diverse teams, with a high degree of judgment and professionalism, as well as virtually with a team across multiple countries.
Travel: Willingness and availability to travel regularly

We offer:

Salary and benefits

A performance-related, attractive salary
An annual 13th salary
Medical insurance

Working hours and holidays

29 days holiday at your disposal

Send us your application (cover letter, CV) by 12.03.2025 by e-mail to Відправити резюме . Your contact person is Yuliia Vasylieva.

We see ourselves as a diverse, open organisation whose work is based on mutual respect. We only assess your application on the basis of professional qualifications, regardless of origin, religion, gender, sexual orientation, disability or age.

Only those candidates that are short listed for interviews will be notified.

Менеджер із закупівель HLF

Тривалість контракту: До 31 грудня 2025 року з можливістю продовження.
Звітність:

Дисциплінарно: Керівник країни, Голова адміністративного та фінансового відділу.
Технічно: Глобальна фінансова команда HLF.
Підрозділ: Програми, HLF

Про організацію

Help - Hilfe zur Selbsthilfe e.V. – незалежна некомерційна організація, заснована у 1981 році під час війни в Афганістані. Організація реалізує гуманітарні проєкти по всьому світу з річним бюджетом понад 60 мільйонів євро. Help надає екстрену допомогу під час криз і сприяє сталому відновленню вразливих громад, особливо в Африці, Азії та Європі.

Help отримує фінансування від національних та міжнародних донорів і дотримується високих стандартів гуманітарної допомоги, прозорості та моніторингу впливу.

Опис посади

Help Localization Facility (HLF) – це глобальна програма, що розробляє інноваційний фінансовий механізм для надання місцевим організаціям довгострокового доступу до фінансування для реалізації гуманітарних проєктів. Програма також сприяє розвитку спроможності місцевих партнерів.

Менеджер із закупівель HLF відповідає за:
Управління двома офіцерами із закупівель
Закупівлі та логістику в межах HLF в Україні
Контроль відповідності закупівель до процедур HLF та донорських вимог
Навчання локальних партнерів із закупівельних процесів
Розвиток систем закупівель та їх адаптацію для місцевих організацій

Основні обов’язки

1. Управління закупівлями та логістикою

Контроль закупівельних процесів:

Ведення процедур закупівель для всіх операцій HLF в Україні
Підготовка, підтримка та виконання закупівельних процесів
Ведення цифрового архіву всіх закупівельних документів

Стандартизація процесів:

Розробка планів закупівель відповідно до потреб програми
Забезпечення прозорості та чесного вибору постачальників
Контроль архівування документації та звітності
Обробка скарг щодо процесів закупівель

Аудит та відповідність вимогам:

Готовність до аудитів та перевірок
Контроль відповідності процедурам Help та донорів
Технічна підтримка партнерів у закупівлях

Навчання та розвиток персоналу:

Організація тренінгів із закупівель для співробітників та партнерів
Контроль за впровадженням міжнародних стандартів у закупівлях

2. Робота з партнерами: розвиток спроможності та моніторинг

Контроль використання коштів відповідно до стандартів GFFO, Help та партнерських вимог
Гармонізація закупівельних процедур між HLF та локальними проєктами
Розробка закупівельних інструкцій для партнерських організацій

Процес підтримки партнерів:
Оцінка рівня фінансових та закупівельних навичок партнерів
Аналіз потреб у навчанні та розробка персоналізованих тренінгів
Навчання партнерів у створенні закупівельних планів, ринкових дослідженнях, логістичних процесах та веденні документації
Практична підтримка та супровід закупівель у місцевих партнерів
Моніторинг процесів закупівель у партнерських організаціях

3. Координація та стратегічне управління

Представництво HLF у стратегічних обговореннях закупівель на регіональному рівні
Комунікація з локальними партнерами та штаб-квартирою HLF
Контроль дотримання зовнішніх та внутрішніх стандартів у закупівлях
Співпраця з фінансовим відділом щодо бюджетного планування закупівель
Участь у глобальних зустрічах команди HLF

Вимоги до кандидата

Освіта та досвід:

Вища освіта або професійна підготовка у сфері закупівель або логістики
Мінімум 3 роки досвіду у сфері закупівель, фінансового менеджменту або логістики
Досвід роботи в гуманітарних або міжнародних організаціях (бажано)

Фахові навички: