Офіс-менеджер

Зміст роботи:

• Робота з електронним документообігом, що включає:
  1. Отримання і обробка документів в программі Medoc і ВЧАСНО – погодження вхідних документів по встановленій процедурі та подальша їх реєстрація в електронному вигляді, завантаження документів для підпису, отримання та реєстрація підписаних документів. 
  2. Сканування, реєстрація вхідних/вихідних  документів (листи, договори, додатки, акти і т.п.) і розміщення документів в електронному сховищі.
  3. Оформлення та контроль заявок на оплату з визначеним набором контрагентів згідно внутрішніх процедур компанії. 
  4. Організація і контроль процедури «Погодження Договорів».
  5. Документальне оформлення відряджень (підготовка Наказів та посвідчень про відрядження).

• Робота з документами («твердими» носіями), що включає:
  1. Розподіл документів по підприємству за їх призначенням.
  2. Підготовка листів зі слів Керівників та ведення офіційного листування з контрагентами.
  3. Підготовка розпоряджень, наказів зі слів Керівників.
  4. Робота з агентствами, що мають ліцензію на переклад з іноземних мов.
  5. Забезпечення документообігу з постійними Замовниками в рамках договірних відносин (відправка документів згідно встановленого графіку). 

• Робота з вхідними запитами, як від контрагентів, так і від співробітників офісу,  що включає: 
  1. Прийом вхідних телефонних викликів, здійснення їх маршрутизації згідно затверджених алгоритмів (прийом, переадресація, організація conf-call).
  2. Консультування контрагентів із загальних питань як відвідувачів офісу, так і в телефонному режимі.
  3. Прийом вхідних електронних повідомлень, здійснення їх маршрутизації при необхідності. 
  4. Прийом відвідувачів (кейтеринг).

• Асистування керівникам і співробітникам, що включає:
  1. Організація нарад, зустрічей за допомогою MS Outlook, контроль за резервуванням кімнат перемовин.
  2. Організація відряджень (замовлення білетів, таксі, бронювання готелів, візи).
  3. Замовлення таксі згідно встановлених правил на підприємстві.
  4. Прийом заявок на виготовлення візиток, контроль виготовлення. 
  5. Виконання інших доручень.

• Управління забезпечуючими процесами:
  1. Взаємодія з поштовою та кур’єрськими службами.
  2. Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення води, посуду, чай, кава і т.п.).
  3. Планування, організація та контроль робочих процесів у відділі.

Вимоги до кандидата: 

Вища освіта, бажано за спеціальністю: юрист, економіст, діловод.

Бажано аналогічний досвід роботи не менше 1 року згідно Змісту роботи.

Пунктуальність, акуратність, самоорганізованість, комунікабельність, відповідальність, стресостійкість, тактичність, сумлінність, позитивне ставлення до життя, грамотність, уважність, прагнення до навчання.

Професійні компетенції: 

• Ефективне управління  своїм робочим часом.
• Вміння складати   документи, що описують бізнес-процеси,   якими можуть користуватися інші.
• Добре поставлене мовлення.
• Знання бізнес-етикету, правил ділового спілкування та листування.
• Вільне і грамотне володіння українською мовою.
• Вміння аналізувати інформацію.
• Впевнений користувач  MS Office (Outlook, Word, Exсel), вміння працювати з документами в режимі «Рецензування».
• Навички роботи в Outlook (організація зустрічей, створення бази контактів і т.п).
• Навички роботи з електронним документообігом.
• Вільне володіння офісною технікою (факс, сканер, копіювальний апарат, принтер, ламінатор, офісна АТС). 
• Вміння розставляти пріоритети при виконанні  функціональних обов’язків. 
• Навички позитивного міжособистісного спілкування, вміння працювати в команді.
• Готовність до дистанційної роботи.
• Знання англійської мови буде перевагою.  

Умови роботи:                                                                                                             

Графік роботи з 09-00 до 17-00., 5 робочих днів, вихідний субота та неділя.

Безпосереднє підпорядкування Виконавчому директору компанії.

Офіційне працевлаштування з першого дня роботи і гідний рівень заробітної плати.

Медичне страхуання (після проходження випробувального терміну).

Оплачувана відпустка.

Корпоративний ноутбук з можливістю працювати віддалено в разі необхідності та з погодження керівника. 

Бомобосховище .

Завжди наявність енергопостачання (дизель-генератори).

Корпоративний мобільний зв’язок в рамках встановлених лімітів.

Виктористання службового транспорту в робочих цілях.

Ми розуміємо важливість захисту персональних даних і звертаємо увагу, що відгук на вказану вакансію є підтвердженням добровільної згоди на обробку персональних даних ТОВ «Де Ново», зазначених у резюме та додаткових даних, котрі необхідні для отримання відгуку на вказану вакансію.