Асистент відділу адміністрації та людських ресурсів / Admin Technical Assistant

Про організацію:

Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.

NRC запрошує на роботу Асистента відділу адміністрації та людських ресурсів в м. Дніпро

Загальні обов'язки позиції:

• Дотримуватися політик, інструментів, посібників та керівних принципів NRC.
• Допомагати у виконанні портфелю функцій підтримки відповідно до плану дій.
• Забезпечувати ефективне використання ресурсів NRC.
• Інформувати безпосереднього керівника про можливі ризики та прогалини, пов'язані з адміністративними процесами.
• Забезпечувати належну реєстрацію та оновлення документів, пов'язаних з адмініструванням.
• Забезпечувати належне утримання приміщень NRC в регіоні, включаючи оплату рахунків.
• Готувати та розробляти звіти про стан справ відповідно до вимог керівництва.
• Просувати та ділитися ідеями щодо покращення адміністративної функції.

Специфічні обов'язки:

• Допомагати в оформленні посвідок на тимчасове проживання, реєстрацій та інших документів для міжнародних співробітників Східного регіонального офісу. 
• Відповідати за організацію дрібного ремонту та мінімального обслуговування квартир міжнародного персоналу.
• Допомагати у пошуку офісних приміщень, гостьових будинків, квартир та супроводжувати в укладанні договору.
• Стежити за справністю побутової техніки та інженерних комунікацій в гостьових будинках та офісах. Забезпечувати належне прибирання та обслуговування гостьових будинків та офісів.
• Відповідати за організацію семінарів, тімбілдінгів та інших заходів, що проводяться Східним регіональним офісом.
• Відовідати за організацію необхідних закупівель для офісів\гостьових будинків (миючі засоби, дрібна побутова техніка та меблі, кухонне приладдя, канцтовари, чай, кава, вода тощо).
• Допомагати в укладанні контрактів з постачальниками відповідно до чинних вимог до управління контрактами.
• Допомагати відстежувати контракти адміністративного підрозділу, забезпечуючи їх своєчасну пролонгацію. Відповідати за своєчасну обробку платежів.
• Відповідати за поштові послуги в регіоні (виклик кур'єра, звіт про надані послуги, організація платежів).
• Відповідати за утримання офісу (організація мінімального ремонту, поповнення кухонного приладдя, належне зберігання канцелярського приладдя).
• Відповідати за касу адміністративного підрозділу.
• Інші робочі обов'язки, доручені безпосереднім керівником.

Загальні професійні компетенції для цієї посади:

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі.
• Досвід роботи у сфері підтримки, гуманітарної допомоги/відновлення є значною перевагою.
• Попередній досвід роботи в складних та нестабільних умовах.
• Хороша письмова та розмовна англійська мова.
• Вільне володіння письмовою та усною українською мовою.
• Комп'ютерна грамотність (MS Office).

Контекстні/специфічні навички, знання, необхідна освіта та досвід:

• Аналітичні здібності
• Сильні організаторські здібності та навички роботи в команді
• Хороша культурна обізнаність та чутливість
• Доведена здатність планувати та реалізовувати
• Вмотивованість та бажання вчитися

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, контракт до 31.12.2025 з можливістю подовження
• Графік роботи з 9 до 17, субота/неділя вихідний
• Офіс в центрі міста
• Медичне страхування

Будуть розглянені резюме англійською мовою до 26.03.2025

Будь ласка, зверніть увагу, що ми зв'язуємось тільки з кандидатами що відібрані у короткий список інтервью.

Відгуки на позицію приймаються виключно через посилання у вакансії