Ця вакансія вже завершена

Вакансія закрита

Асистент відділу адміністрації та людських ресурсів / Admin Technical Assistant

Дніпро

Про організацію:

Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.

NRC запрошує на роботу Асистента відділу адміністрації та людських ресурсів в м. Дніпро

Загальні обов'язки позиції:

Дотримуватися політик, інструментів, посібників та керівних принципів NRC.
Допомагати у виконанні портфелю функцій підтримки відповідно до плану дій.
Забезпечувати ефективне використання ресурсів NRC.
Інформувати безпосереднього керівника про можливі ризики та прогалини, пов'язані з адміністративними процесами.
Забезпечувати належну реєстрацію та оновлення документів, пов'язаних з адмініструванням.
Забезпечувати належне утримання приміщень NRC в регіоні, включаючи оплату рахунків.
Готувати та розробляти звіти про стан справ відповідно до вимог керівництва.
Просувати та ділитися ідеями щодо покращення адміністративної функції.

Специфічні обов'язки:

Допомагати в оформленні посвідок на тимчасове проживання, реєстрацій та інших документів для міжнародних співробітників Східного регіонального офісу.
Відповідати за організацію дрібного ремонту та мінімального обслуговування квартир міжнародного персоналу.
Допомагати у пошуку офісних приміщень, гостьових будинків, квартир та супроводжувати в укладанні договору.
Стежити за справністю побутової техніки та інженерних комунікацій в гостьових будинках та офісах. Забезпечувати належне прибирання та обслуговування гостьових будинків та офісів.
Відповідати за організацію семінарів, тімбілдінгів та інших заходів, що проводяться Східним регіональним офісом.
Відовідати за організацію необхідних закупівель для офісів\гостьових будинків (миючі засоби, дрібна побутова техніка та меблі, кухонне приладдя, канцтовари, чай, кава, вода тощо).
Допомагати в укладанні контрактів з постачальниками відповідно до чинних вимог до управління контрактами.
Допомагати відстежувати контракти адміністративного підрозділу, забезпечуючи їх своєчасну пролонгацію. Відповідати за своєчасну обробку платежів.
Відповідати за поштові послуги в регіоні (виклик кур'єра, звіт про надані послуги, організація платежів).
Відповідати за утримання офісу (організація мінімального ремонту, поповнення кухонного приладдя, належне зберігання канцелярського приладдя).
Відповідати за касу адміністративного підрозділу.
Інші робочі обов'язки, доручені безпосереднім керівником.

Загальні професійні компетенції для цієї посади:

Ступінь бакалавра у відповідній галузі.
Досвід роботи у сфері підтримки, гуманітарної допомоги/відновлення є значною перевагою.
Попередній досвід роботи в складних та нестабільних умовах.
Хороша письмова та розмовна англійська мова.
Вільне володіння письмовою та усною українською мовою.
Комп'ютерна грамотність (MS Office).

Контекстні/специфічні навички, знання, необхідна освіта та досвід: