Логіст - Фахівець із закупівель / Logistics Officer

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад. 

Загальна мета посади: Будучи важливим членом команди, яка прагне допомагати найбільш уразливим верствам населення світу, логіст контролює надання матеріально-технічної підтримки для програми бази, до якої закріплений, та надає технічну підтримку іншим містам за необхідності. Співробітник відділу логістики має бути готовим відвідувати програмні активності, які підтримує Medair в Україні.

Логіст відповідає за функціонування ефективного ланцюжка поставок, а також за створення та впровадження стандартних логістичних і пов’язаних з ними адміністративних систем у локації Medair (на конкретній базі). Повсякденно спеціаліст з логістики виконує різноманітні задачі, необхідні для забезпечення матеріально-технічних потреб програми та ефективного, точного та своєчасного виконання всіх матеріально-технічних завдань. Усі дії здійснюються відповідно до політики та процедур Medair і відповідно до інструкцій донорів, GSO або інструкцій на місцях.

ГОЛОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ та ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ РОЛІ ФАХІВЦЯ ІЗ ЗАКУПІВЕЛЬ:

Логістика

• Здійснювати щоденні логістичні функції програми, включаючи, але не обмежуючись:
  • Підтримкою логістичних процесів, таких як закупівлі, ланцюг постачання, управління запасами, складське зберігання, транспорт, об’єкти, зв’язок та ІТ (наприклад, супутникові та мобільні телефони, радіостанції HF та VHF, ноутбуки, принтери, сканери тощо), технічне обслуговування та відстеження активів
  • Взаємодією з відповідними командами для забезпечення ефективної логістичної підтримки проєктів

• Забезпечити виконання всіх заходів відповідно до керівних принципів і процедур Medair, а також згідно з вимогами донорів

  • Регулярно та ретельно перевіряти якість обладнання та постачань, забезпечуючи належний стан предметів і те, що Medair отримує «належну якість за витрачені кошти» при закупівлі

  • Співпрацювати з відповідними членами команди та керівництвом на місцях, враховуючи місцеві умови, для забезпечення безпеки бази(-ів) Medair та всього майна й обладнання організації

Адміністрування

• Виконувати адміністративні вимоги, пов’язані з логістикою, відповідно до стандартів Medair, вимог донорів, місцевого законодавства, постачальників, підрядників та інших зацікавлених сторін, щоб логістичні аспекти програми функціонували ефективно, результативно та з дотриманням принципів доброчесності.

• Забезпечити наявність чіткої та прозорої документації для всіх логістичних операцій (наприклад, запити на закупівлю, товарно-транспортні накладні, контроль запасів, відстеження активів тощо), щоб записи велися впорядковано та своєчасно, а система архівування відповідала вимогам Medair і донорів.

• У разі потреби — сприяти точному та своєчасному звітуванню про діяльність, наприклад, через щотижневі та щомісячні звіти.

Комунікація

• Підтримувати прозору, чесну та підтримуючу структуру комунікації з колегами, щоб вони були поінформовані про відповідні логістичні заходи та вимоги.

• Надавати навчання, консультації, наставництво та коучинг, за потреби, всім відповідним працівникам щодо логістичних процедур, внутрішнього контролю та логістичних вимог донорів.

• Розвивати та підтримувати позитивні стосунки з постачальниками, місцевими органами влади, іншими НУО та іншими зацікавленими сторонами, представляючи Medair та забезпечуючи належну співпрацю та партнерство.

Управління персоналом

• У разі потреби — працювати з тимчасовими працівниками (включаючи найм, координацію обсягу робіт та оплату), щоб виконати конкретні завдання у визначені терміни.

Управління якістю

• Просувати та використовувати електронну бібліотеку Medair та інші операційні процедури, забезпечуючи використання всіх стандартизованих форматів і дотримання відповідних інструкцій.

• Усвідомлювати ризики втрат або шахрайства у логістичних процесах і процедурах. Активно працювати над запобіганням таким випадкам шляхом співпраці з відповідними керівниками для покращення прозорості та забезпечення найкращого використання активів і ресурсів Medair.

Делеговані обов’язки

• Забезпечення відповідності логістичних заходів вимогам Medair, донорів, національного та міжнародного законодавства.

• Впровадження надійних систем для забезпечення фізичної безпеки бази(-ів) та запобігання крадіжкам активів і обладнання Medair, а також шахрайському використанню ресурсів організації.

• Архівування та зберігання всієї логістичної документації відповідно до вимог Medair та донорів.

Кваліфікація / досвід

Професійна кваліфікація

• Відповідний диплом
• Кваліфікація або сертифікат у сфері закупівель та логістики

Досвід роботи

• 2 роки професійного досвіду роботи в логістиці + мінімум 1 рік у сфері закупівель.

Володіння мовами

• Українська (вільно)
• Англійська (робоча)

IT

• Відмінне знання пакету програм Microsoft Excel, Word, PowerPoint and Outlook.
  Бажано: Попередній досвід роботи з логістичними програмними рішеннями
  
  Мотивація 
• Професійний
• Проактивний та цілеспрямований
• Практичний
• Чесний
• Сповнений ентузіазму

 Побудова команди 

• Підтримуючий член команди
• Гарні міжособистісні навички
• Вміє будувати команду
• Зберігає позитивний настрій у складних ситуаціях

 Адаптивність 

• Гнучкий і креативний
• При необхідності може виїжджати у місця імплементації проєктів.
• Може працювати допізна або у вихідні дні час від часу за необхідності
• Стресостійкість

 Технічні компетенції 

• Організований та уважний до деталей
• Готовий до постійного навчання та особистісного розвитку.

Medair прагне створити різноманітне та інклюзивне робоче місце та роботодавця з рівними можливостями. Для людей з обмеженими можливостями, які хотіли б дізнатися про проживання, будь ласка, зв’яжіться з нами для отримання додаткової інформації.

________________________________________________________________________________

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

Overall Purpose: Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Logistics Officer oversees the provision of the logistical support for the UKR programme in Base (to which is assigned) and provides technical support to other cities if needed. The Logistics Officer must be willing to travel to program activities Medair supports in Ukraine.

The Logistics Officer is responsible for ensuring an effective supply chain is in place at all times, and that standard logistics and related administrative systems are established and implemented within Medair location (particular base). On a day-to-day basis the Logistics Officer carries out a variety of functions required to ensure the logistical needs of the programme are met and that all logistical activities are delivered efficiently, accurately and on-time. All activities are carried out in line with Medair policies and procedures and according to any applicable donor, GSO or field guideline.

Major Duties and Responsibilities

Logistics

• Carry out the day-to-day logistical functions of the programme including, but not limited to:
  • Supporting logistical activities such as procurement, supply chain, stock management, warehousing, transport, facilities, communication and IT (e.g. satellite and mobile phones, HF and VHF radios, laptops, printers, scanners, etc.), maintenance and asset tracking
  • Liaising with the relevant teams to provide effective logistical support to the projects
    • Ensure all activities are carried out in line with Medair guidelines and procedures and according to any donor requirements
    • Carry out frequent and thorough checks on the quality of equipment and supplies, ensuring that items are maintained in a good condition and that Medair is receiving ‘value for money’ on items purchased
    • Work with relevant team members and field management, within the context of the local environment, to ensure the security of the Medair base(s) and of all Medair property and equipment

 Administration

• Meet the logistics related administrative requirements of Medair, donors, local legislation, suppliers, contractors and any other stakeholders, so that the logistical aspects of the programme function efficiently, effectively and with integrity.
• Ensure a clear and transparent paper trail is in place for all logistical transactions (e.g. purchase requests, waybills, stock control, asset tracking, etc.), that records are kept in an orderly and timely fashion and that the filing (archive) system is in line with Medair and donor requirements
• Contribute, as required, to the accurate and timely reporting of activities e.g. through weekly and monthly reports

Communication

• Maintain a transparent, honest and supportive communication structure with colleagues to ensure they are kept informed of applicable logistical activities and requirements
• Provide training, advice, mentoring and coaching as required to all relevant staff on logistical procedures, internal controls and the logistical requirements of donors
• Develop and maintain positive relationships with suppliers, local authorities, other NGOs and any other stakeholders, representing Medair and ensuring good co-operation and partnerships

 Staff Management

• On occasions work with casual labour (including hiring, co-ordinating workload and payment) to achieve specific, time-bound tasks

 Quality Management

• Promote and use the Medair e-library and other operating procedures, ensuring that all standardised formats are used and guidelines are followed
• Be aware of the potential for loss or fraud in logistical activities and procedures. Pro-actively work to prevent such occurrences by working with relevant line managers to improve transparency and to ensure the best use of Medair assets and resources

 Delegated Responsibilities

• Compliance of logistical activities with Medair, donor, national and international requirements
• Implementation of robust systems to ensure the physical security of the base(s) and to prevent the theft of Medair assets and equipment and the fraudulent use of Medair resources
• Filing and archiving of all logistics documents in accordance with Medair and donor guidelines

Person Specification

Qualification / Experience 

Vocational qualification    Relevant diploma.
Desirable Qualification or certificate in Procurement and Logistics
Work experience    2 years professional logistics work experience with a minimum of 1 year in procurement.
Languages    Ukrainian (fluent)б English (working)
IT  Proficiency with Microsoft Excel, Word, PowerPoint and Outlook
Desirable Prior experience with logistics software solutions

Competencies

Motivation - Professional. Proactive and self-motivated. Hands on. Honest. Enthusiastic

Team-building - Supportive team member. Good interpersonal skills.
Desirable Team builder. Keeps a positive attitude in difficult situations

Adaptability - Flexible and creative. Able to travel to the field if required. Occasionally work late or on weekends as required.
Desirable Stress management capacity

Technical expertise - Organized and detailed. Attitude of continual learning and personal development.