HLF Finance Manager/Фінансовий менеджер HLF

Help - Hilfe zur Selbsthilfe e.V. is a non-profit, independent organization that was founded during the war in Afghanistan in 1981 and is now active worldwide. With an annual project volume of more than 60 million euros, Help provides emergency aid in the event of disasters and sustainable reconstruction with and for people in need, primarily in Africa, Asia, and Europe. 

 As a globally operating humanitarian aid organization, Help receives high recognition through funding from national and international donors and is committed to national and international humanitarian aid standards as well as the transparent use of funds and impact monitoring.

 To support our team, we are looking for a:

 HLF Finance Manager

Contract duration:                The fixed-term contract will be in effect until December 31, 2025, with the possibility of extension.

Reports to:                              Disciplinary: Country Director, Head of administrative and finance. Technically: Global HLF Finance Team

Organizational Unit:                                                                      Programs, HLF

Supervisory responsibility:          Yes

 The Help Localization Facility (“HLF”) is a global programme aiming to develop, provide and manage an innovative financing instrument that will provide local organizations long-term access to high-quality, flexible financing for their humanitarian project work. Additionally, the HLF will provide tailor-made support and capacity development to the implementing local partner organizations. 

The position holder is responsible for managing two HLF Finance Officers, the comprehensive financial management and monitoring of the global HLF program in Ukraine and its funded local partner projects within the HLF. This includes overseeing the financial planning, controlling, and reporting for the global HLF programme in Ukraine and its funded partner projects as well as ensuring capacity development support for implementing local partners. The position will play a crucial role in ensuring the financial integrity of the programme by setting up respective systems, maintaining compliance, and supporting local partner organizations in managing their financial responsibilities. 

 Position Summary

The HLF Finance team UKR is responsible for managing the financial flows of the HLF implementation in Ukraine, ensuring quality, financial health and sustainability. Roles ensure compliance with Help procedures and guidelines within the HLF program in Ukraine, contribute to compliance at the HLF global level and provide support and technical guidance internally in financial management and monitoring in Ukraine and to local partner organizations strengthening their capacities. 

The HLF Finance Manager is responsible for distributing and prioritizing work within the HLF Finance team in Ukraine, for organizing trainings for staff and local partners and associated travels to local partner organizations.

These positions are critical in engaging and learning with and from local organizations in Ukraine and supporting Help capabilities.

 Primary Responsibilities

Financial Management of the HLF in UKR:

• Financial planning and budgeting: 
  1. In collaboration with the UKR team, developing and overseeing project-based and annual budgets, forecasting income and expenses, and financial monitoring against the budget
  2. supporting liquidity management and budget monitoring for resource optimization.
• Accounting and financial reporting: This includes maintaining accurate financial records, preparing financial statements, tracking and uploading payments on time, requesting funding from HQ and ensuring compliance with Help’s accounting standards and regulations.
• Risk management: This involves identifying and assessing financial risks, developing risk mitigation strategies & conducting financial analysis, spotting checks, and leading internal audits for compliance.
• Auditing: In collaboration with the UKR team, coordinate with internal or external auditors to conduct audits of the HLF program’s financial statements.
• Compliance: This involves ensuring that the HLF program complies with all applicable laws and regulations, including tax laws, labor laws, and financial rules and policies during project implementation, reporting and closure.
• Other tasks: This may include, e.g., managing contracts or processing payroll, promoting consistency and sharing knowledge in financial practices.

Partner Management: Capacity strengthening and monitoring

• Ensure that the funds provided are spent according to GFFO’s, Help’s and the partner’s finance requirements (and any applicable laws).
• Harmonize financial procedures between the HLF and partner projects.
• Ensure that partners have improved knowledge in finance.

The process regarding partner management & capacity enhancement might run as follows:

• Maintain financial records in WINPACCS for cases that need experience and qualification. Monitoring and Controlling: Ensure expenditures, including necessary documentation, are uploaded to WINPACCS or WP Cashbook on time. 
• Identify capacity strengthening needs related to Finance together with local partners: 
  1. Through a Partner Assessment
  2. Via additional in-depth exchanges on their already established procedures 
• Based on the assessment, build the financial capacity of local partners by creating a tailored training and needs-based training plan and setting goals for the partnership. This could include, for example, but is not limited to the following: 
  1. Reviewing and/or sharpening job descriptions of local partners' finance staff
  2. Establishing a Finance department
  3. Developing and implementing financial policies and procedures that align with international rules and regulations
  4. Offering needs-based training to local partners in finance-related topics, e.g., accounting, petty cash, proper documentation for expenditures, forecasting and budget planning, quality financial reporting to Help and donors, compliance with rules and regulations, how to prepare for audits.
  5. Plan and run capacity development sessions/ training courses on individual and/or organizational level (on-site training/ online)
• Support: Accompany local partners with practical implementation, giving continuous guidance. Support partners in project closure and preparation for an audit.

Overarching tasks:

• Represent HLF’s interests in strategic financial discussions and planning e.g. on a regional level.
• Coordinate communication between local partners and HQ.
• Ensure compliance with external and internal guidelines, standards, and technical requirements, for all supervised projects.
• Ensure budget spending monitoring of the HLF in collaboration with the other HLF UKR team members.
• Provide support for tasks and activities beyond the HLF, as needed, to meet broader organizational requirements - only after prior agreement with Team Lead Global HLF Programme, based at HQ.
• Demonstrate problem solving and report, if necessary, to higher levels in a timely manner.
• Participate in and contribute to HLF global program team and other staff meetings.
• Other ad hoc assignments that may arise.

Convince us with:

• Successfully completed vocational training or a specialized degree in Finance or Accountancy.
• At least 3 years of relevant professional experience in financial management, accounting and reporting for development cooperation or humanitarian aid projects in a leadership capacity.
• Ideally, experience in the NGO environment and/or in working with German and international donors.
• Comprehensive knowledge of financial standards, regulations and principles applicable to development cooperation and/or humanitarian aid projects.
• Strong skills in developing financial monitoring tools and systems.
• Competent in MS Office and accounting software (e.g., WINPACCS). 
• Strong presentation and training skills, with the ability to deliver training sessions effectively.
• Ability to apply theoretical knowledge of national and international standards and principles in day-to-day project management.
• Language skills: Fluency in English (written and oral) and Ukrainian.
• Communication skills: Strong interpersonal communication skills with diverse audiences; from marginalised, underserved populations to high-profile professionals, and demonstrated sensitivity/awareness.
• Problem-solving skills: Ability to solve any occurring problems quickly and in a satisfying way. 
• Stress resilience: Strong organizational skills, with the ability to prioritize and work efficiently under and keep up with pressure.
• Organized way of working: Strong organizational skills, with the ability to prioritize work and work methodically.
• Teamwork: Foster a collaborative and inclusive team environment, promoting effective communication and knowledge sharing among programme staff, have a deescalating and problem-solving approach to work.
• Can do mentality and self-starter: highly organized; proven ability to work independently, anticipate, prioritize, complete multiple projects, and meet deadlines, with consistent attention to detail.
• Work with partners: able to build a trust-based respectful working relationship, but able to hold discussions, and be convincing and strict, if necessary (to ensure that donor requirements are met), friendly attitude and trustworthy.
• Ability to follow-through: support the partner from the first contact until the project is closed and the partnership ends, ensure that all necessary documentation for donor reporting is available (together with controlling)
• Ability to work both independently and as part of diverse teams, with a high degree of judgment and professionalism, as well as virtually with a team across multiple countries.
• Travel: Willingness and availability to travel regularly

We offer:

Salary and benefits

• A performance-related, attractive salary 
• An annual 13th salary 
• Medical insurance

Working hours and holidays

• 29 days holiday at your disposal

 Send us your application (cover letter, CV) by 12.03.2025 by e-mail to Відправити резюме . Your contact person is Yuliia Vasylieva.

 We see ourselves as a diverse, open organisation whose work is based on mutual respect. We only assess your application on the basis of professional qualifications, regardless of origin, religion, gender, sexual orientation, disability or age.

 Only those candidates that are short listed for interviews will be notified.

Фінансовий менеджер HLF

Тривалість контракту: Договір укладається до 31 грудня 2025 року з можливістю продовження.
Звітність:

• Дисциплінарно: Керівник країни, Голова адміністративного та фінансового відділу.
• Технічно: Глобальна фінансова команда HLF.
  Підрозділ: Програми, HLF
  Наявність підлеглих: Так

Про організацію

Help - Hilfe zur Selbsthilfe e.V. – це незалежна некомерційна організація, заснована під час війни в Афганістані у 1981 році, яка сьогодні працює в усьому світі. З річним обсягом проєктів понад 60 мільйонів євро, Help надає гуманітарну допомогу під час катастроф та підтримує сталий розвиток уразливих громад, головним чином в Африці, Азії та Європі.

Як глобальна гуманітарна організація, Help отримує високе визнання завдяки фінансуванню від національних та міжнародних донорів. Організація дотримується стандартів гуманітарної допомоги та забезпечує прозорість у використанні коштів і моніторинг впливу.

Опис посади

Help Localization Facility (HLF) – це глобальна програма, спрямована на створення інноваційного фінансового інструменту, який надає довгострокове фінансування для локальних організацій у сфері гуманітарної допомоги. HLF також забезпечує підтримку та розвиток спроможності місцевих партнерів.

Фінансовий менеджер HLF відповідає за:
 Управління двома фінансовими офіцерами HLF
Комплексне фінансове управління та моніторинг глобальної програми HLF в Україні
Контроль фінансового планування, звітності та контролю за партнерськими проєктами
Підтримку локальних партнерів у фінансовому менеджменті та розвитку їхньої спроможності

Основні обов’язки

1. Фінансове управління HLF в Україні

 Бюджетування та фінансове планування:

• Розробка проєктних та річних бюджетів
• Моніторинг витрат і прогнозування доходів
• Оптимізація управління ресурсами

 Облік і звітність:

• Ведення точних фінансових записів
• Формування фінансових звітів та контроль оплат
• Запити фінансування в головному офісі

 Ризик-менеджмент і аудит:

• Аналіз фінансових ризиків
• Проведення внутрішніх аудитів
• Взаємодія з внутрішніми та зовнішніми аудиторами

 Дотримання вимог законодавства та політик:

• Відповідність податковому, трудовому та фінансовому законодавству
• Контроль за дотриманням правил донорів та HLF

 Додаткові завдання:

• Управління контрактами та обробка заробітної плати
• Уніфікація фінансових практик між проєктами

2. Управління партнерами: Розвиток потенціалу та моніторинг

 Контроль використання фінансування відповідно до вимог донорів
Гармонізація фінансових процедур між HLF та партнерами
Навчання та розвиток фінансової спроможності локальних партнерів:

• Проведення оцінки партнерських організацій
• Визначення їхніх потреб у навчанні
• Розробка навчальних програм та тренінгів
• Створення фінансових політик та процедур
• Надання консультацій щодо бухгалтерського обліку, прогнозування бюджету, підготовки до аудиту

 Технічна підтримка:

• Постійний супровід партнерів під час впровадження проєктів
• Допомога у завершенні проєктів та підготовці до аудиту

3. Додаткові обов’язки

 Представлення інтересів HLF у стратегічних фінансових обговореннях
 Координація комунікації між партнерами та головним офісом
 Контроль за відповідністю всіх проєктів внутрішнім та зовнішнім стандартам
 Моніторинг витрат програми HLF
 Участь у глобальних зустрічах HLF

Що ми очікуємо від кандидата?

 Освіта та досвід:

• Вища освіта у сфері фінансів, бухгалтерського обліку або аналогічна кваліфікація
• Мінімум 3 роки досвіду у фінансовому управлінні в гуманітарних або донорських проєктах
• Досвід роботи в НУО або взаємодія з міжнародними донорами (бажано)

 Фінансові навички:

• Знання міжнародних стандартів фінансового менеджменту
• Впевнене користування бухгалтерськими програмами (WINPACCS) та MS Office
• Досвід розробки фінансових інструментів та моніторингових систем

 Навички управління:

• Досвід управління командою
• Здатність до стратегічного мислення та прийняття рішень
• Вміння працювати під тиском

 Міжособистісні навички:

• Відмінні навички комунікації та навчання
• Вміння будувати партнерські відносини
• Готовність до відряджень

 Мови:

• Вільне володіння англійською та українською

Що ми пропонуємо?

 Конкурентну заробітну плату
Щорічну 13-ту зарплату
Медичне страхування
29 днів оплачуваної відпустки

 Як подати заявку?
Надсилайте резюме та мотиваційний лист до 12 березня 2025 року на електронну адресу Відправити резюме .

 Лише відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.