Purchaser/ Закупник

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Закупник здійснює закупівлі для програм і структури на закріпленій за ним/нею базі. Він/вона є одним із гарантів дотримання та впровадження процедур закупівель Solidarites International. Він/вона відповідає за оформлення та архівування логістичних документів, пов’язаних із закупівлями.

До обов’язків входить:

Моніторинг ринку

• Брати участь в аналізі локального середовища закупівель.
• Оновлювати прайс-листи та базу постачальників.

Реалізація процесу закупівель:

• Отримувати та обробляти запити на комерційні пропозиції та внутрішні заявки на закупівлю після перевірки та затвердження керівником.
• Здійснювати закупівлі відповідно до правил та процедур затвердження, встановлених донорами та Solidarites International.
• Забезпечувати відповідність закуплених товарів вимогам відповідальної особи за закупівлі щодо кількості та якості.
• Переконуватися, що формат і зміст комерційних пропозицій та рахунків-фактур відповідають нормативним вимогам.
• Дотримуватись адміністративних процедур щодо управління авансами та оплати постачальникам.
• Проводити виїзні візити для нагляду за постачаннями, інспекції постачальників та контролю рівня запасів.
• Формувати та архівувати закупівельні документи відповідно до правил Solidarites International та його донорів.
• Вести електронний моніторинг та оновлення внутрішніх заявок на закупівлю.

Звітність/ капіталізація

• Забезпечувати оновлення прайс-листів і бази постачальників.
• Контролювати виконання внутрішніх заявок на закупівлю та інформувати відповідальних осіб про статус їхніх замовлень.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Навчання: Професіонал з досвідом у сфері логістики або управління ланцюгами постачання, або особа з помітним і підтвердженим досвідом у сфері логістики.

Досвід: Мінімум 1 рік досвіду роботи в одній із таких сфер: управління активами, ланцюг постачання, автопарк, управління ІТ, складське господарство.

Кваліфікація: Знання гуманітарного сектора буде перевагою.

Мова: Українська; англійська – вільне або середнє володіння (обов’язково).

ІТ: Впевнений користувач Microsoft Office, базові знання апаратного забезпечення або управління мережею..

Особисті якості: Здатність до роботи в команді, мотивація та проактивність, хороші організаційні навички та здатність до аналізу ситауації. Гнучкість, здатність адаптуватися до мінливих контекстів/ ситуацій. 

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  дана вакансія базується м. Харків, можливі відрядження в Харківську обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства). 

Вид працевлаштування: повна зайнятість.

Заробітна плата: 1125 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме. 

Кінцевий термін подання заявок: 19.02.2025

__________________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION 

The purchaser carries out the purchases for the programs and structure for his/her assigned base. He/she is one of the guarantors for implementing and respecting Solidarites International purchase procedures. He/she is responsible for filing and archiving logistics documents linked to purchases. 

Key responsibilities: 

Knowledge and monitoring of the market:

• Take part in the analysis of the local purchasing environment.
• Update price lists and supplier files.

Implementation of purchasing process:

• Receive and process requests for quotes and internal purchase request forms after verification and approval by his/her line manager.
• Implement purchases while respecting the rules and approval procedures established by donors and Solidarites International.
• Ensure that products purchased correspond to the requirements of the purchase officer's requirements in terms of quantity and quality.
• Ensure that the format of, and information on quotes and invoices comply with regulations.
• Ensure compliance with administrative procedures for the management of advances and payment of suppliers.
• Conduct field visits to supervise deliveries, inspect supplier facilities, and monitor stock levels.
• Establish and archive purchasing files in accordance with the rules of Solidarites International and its donors.
• Monitor and update internal purchase request forms electronically.

Reporting/Capitalization:

• Ensure the compilation of price lists and suppliers.
• Ensure the monitoring of internal purchase request forms and inform purchase officers of the status of their orders.

PROFILE FORSAKEN

Studies: A professional with expertise in logistics or supply chain management or someone with notable and proven experience in the logistics field.

Experience: Minimum 1-year related experience in at least one of these fields: assets, supply chain, fleet, IT Management, warehousing.

Qualification: Knowledge of the humanitarian sector is a plus.

Language: Ukrainian; English level – Fluent or Intermediate level required.

IT: Proficiency in Pack Office, basic hardware knowledge, or network management.

Soft skills: We expect team spirit, motivation, and proactivity. Strong organizational and situational analysis skills are essential. Flexibility and the ability to adapt to changing contexts and situations are also required.

WORKING CONDITIONS

Place of work: this position is based in Kharkiv, possible business trips to Kharkiv region.

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation). 

Type of employment: full-time.

Salary:  1125 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, additional paid vacation for family reason, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English here. 

Deadline for submitting applications: February 19th, 2025.