Офіс адміністратор
В офисе/на месте
Полная занятость
Finn Church Aid (FCA) — найбільша фінська міжнародна гуманітарна організація. FCA працює в 12 країнах світу і спеціалізується на трьох тематичних пріоритетних напрямках: Право на мир (R2P), Право на засоби до існування (R2L) та Право на якісну освіту (R2QE). Право на якісну освіту є ключовим напрямком для глобальних програм FCA та в Україні.
Основною метою цієї посади є виконання адміністративних завдань, пов'язаних із забезпеченням безперебійної роботи київського офісу.
Обов'язки на посаді:
- Зв'язок з постачальниками, підрядниками та логістичними компаніями щодо адміністративних поставок.
- Управління та обслуговування офісних і житлових приміщень, підготовка всіх заявок на закупівлю.
- Організація ремонту та обслуговування будь-якого обладнання та меблів у приміщеннях.
- Підготовка платежів за мобільний та стаціонарний зв'язок.
- Забезпечення належного управління та обслуговування офісних приміщень. Відповідальність за закупівлю канцелярських товарів та послуг з прибирання, туристичних послуг у Києві.
- Оновлення реєстру основних активів у тісній співпраці з ланцюгом постачання.
- Адміністрування корпоративної служби таксі Bolt
- Замовлення канцелярських товарів для офісу в Києві.
- Координація роботи місцевих офісів з адміністративних питань
- Створення стандартних операційних процедур для поліпшення реалізації адміністративних процесів.
- Координація з орендодавцями щодо оренди житла для експатів, підготовка всіх платежів
- Виконання інших завдань, доручених безпосереднім керівником.
- Розподіл вхідних запитів на корпоративну електронну пошту Отправить резюме
- Отримання вхідних листів від Укрпошти (відвідування відділення 04070) та ведення реєстру вхідної/вихідної кореспонденції
- Організація роботи прибиральника та водія в київському офісі
- Бронювання готелів, квитків (поїзд, автобус, літак) для ділових поїздок експатів та гостей
- Координація деталей бронювання та змін з туристичним агентством
Вимоги до кандидатів:
- ОСВІТА: Вища освіта в галузі управління бізнесом/адміністрації або суміжній галузі
- МОВИ:
Українська
Англійська (бажано середній рівень)
- Досвід роботи на таких посадах:
Офісний адміністратор/помічник менеджера протягом 2 років або більше
- Хороші організаційні та комунікативні навички, висока дисципліна та відповідальність
- Хороші навички роботи з комп'ютером, особливо з таблицями Excel, формулами, Power Point та Word
- Здатність до мультизадачності
- Розуміння (на базовому рівні) процесів закупівлі
- Досвід в організації корпоративних заходів (тренінги, конференції, виїзні сесії)
- Досвід роботи з турагенствами для організації службових відряджень
Переваги співпраці з нами:
- отримання досвіду співпраці з міжнародним фондом,
- прозорі умови щодо працевлаштування (офіційне працевлаштування за строковим трудовим договором, згідно українського законодавства),
- медичне страхування для кожного співробітника та членів родини,
- зручний у розташуванні і комфортний для роботи офіс
- регулярний перегляд заробітної відповідно до змін курсу.
Finn Church Aid Проверенная
Негосударственные организации / NGO Сайт компании
