Логіст / Logistic Officer

МІСІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проекти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проектів у 75 країнах світу.

MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань. 

MdM працює в Україні з 2015 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення. З лютого 2022 року організація MdM реструктурувала своє представництво в Україні та були внесені відповідні зміни до програми. Зараз у MdM має координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці та Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується навколо двох основних компонентів: пряме надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства) для ВПО та зміцнення місцевої системи охорони здоров’я шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги.

ГЕОГРАФІЧНА СФЕРА ВТРУЧАННЯ:

Логіст знаходиться у м. Вінниця. 

 ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА

Безпосередній керівник: Менеджер з проектів. 
Функціональний керівник: Головний експерт з логістики. 

ОПИС РОБОТИ:

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ  

Під безпосереднім керівництвом Менеджера з проектів, логіст буде відповідальний за закупівлю, зберігання та видачу матеріалів, обладнання та товарів, а також управління парком орендованих/власних транспортних засобів, які використовуються в проекті.

Логістична діяльність - як описано нижче - здійснюється відповідно до правил та положень MdM Німеччини та / або донорів.

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ: 

ЗАКУПІВЛІ

За підтримки Економіста з матеріально-технічного забезпечення допомагає:

• Робити перевірку непродовольчих товарів, продуктів харчування, канцелярського приладдя, медичних та немедичних матеріалів та обладнання та інших матеріалів, необхідних для операцій. Закупати все обладнання та матеріали для офісу. 
• Отримувати і аналізувати комерційні пропозиції від постачальників. 
• Займатись поданням заявок на закупівлю, замовляти товари, аналізувати пропозиції, займатись іншими документами, які пов’язані із закупівлями (як паперовими, так і електронними), щоб відповідати вимогам документації щодо звітності та донорів.
• Проводити щотижневі зустрічі щодо закупівель з Головним експертом з програм охорони здоров`я та Головним експертом з адміністративної діяльності перед підписанням нових ЗМ; слідкувати за тим, щоб ЗМ був частиною розробленого плану закупівель або поставок.
• Сприяти / допомагати розробляти план закупівель відповідно до вказівок Головного експерта з логістики.
• Оновлювати інформацію щодо місцеположення покупок щодня / щотижня / щомісяця, щоб цією інформацією могли користуватись усі зацікавлені відділи.
• Звертатись до постачальників з питань графіків поставки товарів та інших проблем, пов’язаних із закупівлями.
• Координувати та укладати угоди з постачальниками та транспортними компаніями щодо закупівель та транспортування обладнання та товарів для програми. За необхідності складати контракти з постачальниками.
• Визначати, які товари / обладнання потрібно поповнити, придбати та / або розпорошити.
• Сприяти полегшенню взаємодії з транспортними компаніями для перевезення вантажів та послуг.
• Вести облік постачальників.
• Забезпечувати належне документування всіх логістичних процесів 
• Надавати команді всю необхідну адміністративну та логістичну підтримку.

УПРАВЛІННЯ АВТОПАРКОМ

• Логіст відповідатиме за управління автопарком і йому буде доручено сприяти та координувати безперешкодне пересування, технічне обслуговування та планування всіх транспортних засобів та генераторів, що експлуатуються MdM Німеччини.
• Під управлінням автопарком мається на увазі відповідальність логіста за планування руху транспорту, управління водіями, звітність, обслуговування автопарку та ведення обліку.
• Забезпечити моніторинг та підтримку всіх норм та правил безпеки, пов’язаних із заправленням транспортних засобів, та повідомляти про всі порушення Менеджера з проектів/ Головного експерта з логістики. 
• Слідкувати за тим, щоб транспортні засоби були технічно справні, перевіряти транспортні засоби та організовувати / реєструвати обслуговування та ремонт.
• Координувати рух транспортних засобів та персоналу, керувати автопарком та забезпечувати своєчасну, ефективну та підзвітну логістичну підтримку команді MdM Німеччина у виконанні програмних заходів. 
• Забезпечити підтримку в організації робочих поїздок, включаючи дозволи на поїздки, бронювання рейсів та готелів.
• Контролювати автопарк та забезпечувати інструктаж водіїв за необхідності.

УПРАВЛІННЯ РЕСУРСАМИ

• Забезпечувати безпечне та надійне збереження та пакування товарів.
• Забезпечувати логічну організацію предметів на складі, оптимізувати простір при збереженні доступності предметів.
• Перевіряти точність і зміст всіх документів, які подаються на зберігання.
• Перевіряти реєстрацію кожного товару, що надходить та вибуває відповідно до існуючих стандартів MdM Німеччини. 
• Забезпечувати регулярні фізичні інвентаризації.
• Виконувати регулярні незаплановані перевірки різних документів (PR, рахунки, картки запасів, накладні на поставку, звіти про матеріальні запаси)
• Контролювати, щоб склад знаходився в оптимальних умовах (прибирання та обслуговування). 
• Переглядати та оновлювати звіт про запаси та перевіряти терміни придатності та слідкувати за своєчасним виконанням планів утилізації та розподілу. 
• Готувати та надсилати щомісячний звіт про запаси Менеджеру з проектів/Головному експерту з логістики враховуючи терміни звітування.
• Забезпечувати належне використання та безпеку активів та обладнання. 

КОМПЛЕКСНЕ УПРАВЛІННЯ ІНВЕНТАРЕМ ТА РЕСУРСАМИ

• Контролювати всі активи, включаючи відстеження донорів, вартості та місцезнаходження, управління питаннями персоналу та реєстрацію всіх переміщень та вибуття активів.
• Підтримувати польову логістику для управління активами за допомогою звітів.
• Навчати команду / персонал як утилізувати застарілі активи та обладнання.
• Проводити інвентаризацію.
• Регулярно і щорічно проводити фізичний підрахунок відповідно до існуючих стандартів MdM Німеччини. 
• Зберігати всі записи щодо документів, пов’язаних з активами, таких як (ЗМ, замовлення / контракти, акти приймання майна, рахунки, форми випуску активів, форми ремонту, форми передачі або вибуття активів, пожертви тощо).

УПРАВЛІННЯ ПРИМІЩЕННЯМИ

• Забезпечити обслуговування офісу, друк, сканування та ксерокопіювання документів, матеріально-технічної бази та організовувати прийом гостей в разі зустрічей та інших заходів.
• Забезпечити підтримку в роботі гостьового будинку (будинків). Сюди входить робота з прибиральницею, щоб забезпечити чистоту приміщень, забезпечення засобами гігієни, електроприладами тощо.
• Забезпечувати підтримку в щоденному функціонуванні офісу шляхом взаємодії з підрядниками, постачальниками, тощо та у тісній співпраці з економістом з матеріально-технічного забезпечення.

ІНШІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Надавати іншим підрозділам MdM Німеччини підтримку в програмній діяльності та заходах, що проводяться.
• Надавати допомогу співробітникам офісу, міжнародному персоналу, відвідуючим експертам та консультантам щодо візової підтримки, митних формальностей, розміщення та транспортування (повітряне та наземне, залежно від ситуації).
• Будь-які інші обов'язки за запитом Менеджера з проектів, Менеджера з логістики та Голови Філії в галузі управління та координації Відділу закупівлі.
• Збирати інформацію, пов’язану з безпекою, та допомагати забезпечувати вживання необхідних заходів для підтримки безпеки, здоров’я та добробуту персоналу.
• Надавати звіти Менеджеру з проектів по логістичним витратам бази в Вінниці для своєчасного  планування бюджету.

Примітка: Цей перелік заходів не є повним і може змінюватись залежно від ситуації

НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

Академічна освіта: Вища освіта за спеціальністю «Ланцюги поставок/логістика» або суміжною спеціальністю

ВИМОГИ:

• Вимоги до знання мов: Високий рівень володіння українською та англійською мовами
• Вимоги до комп’ютерних навичок: Володіння програмами MS Word та Excel

ДОСВІД / ДОСВІД РОБОТИ:

Успішний кандидат повинен мати:

- Мінімум 2 роки у відповідній галузі

- Добре знання механізму ланцюжка поставок є великою перевагою

- Попередній досвід роботи з НУО є перевагою

ПРОФІЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в стислі терміни
• Здатність управляти пріоритетами та щоденно їх адаптувати з урахуванням контексту
• Готовність адаптуватися до змінних умов та оточення
• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі
• Вміння слухати та спільно приймати рішення
• Хороші письмові та комунікативні навички
• Командний гравець
• Відповідність принципам та етиці організації «Ерцте дер Вельт»

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата: Відповідно до штатного розпису організації 

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 15 днів, таку заявку слід вважати відхиленою. 

Наша організація запрошує людей з інвалідністю приєднуватися до нашої команди. Кандидати з інвалідністю матимуть перевагу в процесі відбору порівняно з кандидатами з таким самим рівнем кваліфікації.

Будь ласка, зауважте:  

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через  функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). 

The MdM Network consists of 17 civil society organizations united by a shared vision: a world where health is recognized as a fundamental right.

Our Network operates more than 400 programs, both domestic and international, across over 70 countries. Around the world, we enable people whose health is in danger to access quality medical services.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, works collaboratively to ensure universal access to healthcare and, if possible, assists with reconstruction measures. The MdM Network works collaboratively to ensure universal access to healthcare. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. We provide care, bear witness, and advocate for social change, as well as fighting injustice. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION :

The Logistic Officer is based in Vinnytsia.

ORGANIZATION CHART

Line Manager: Project Manager. 

Functional Manager: Logistics Coordinator.

JOB SUMMARY 

Under the direct supervision of the Project Manager, the Logistics Officer will be responsible for successful procurement, storage, asset and disbursement of materials, equipment, and goods, as well as fleet management of rented/owned vehicles needed for the response.

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION:

PROCUREMENT

With the support of the Procurement Officer helps to:

• Conduct canvassing of non-food items, food items, office supplies, medical and non-medical supplies and equipment and other materials needed for the operations. Procure all equipment and materials for the office.

•  Get quotations from suppliers and produce bid analysis.

• Facilitate filing of purchase requests, purchase orders, bid analysis, other procurement related documents (both hard copies and e-copies) to comply with documentation requirements for reporting/donor compliance.

• Conduct weekly procurement meetings with Program Coordinator and Admin Coordinator before signing new MR’s, make sure MR’s are part of developed Procurement or supply plan.

• Contribute/assist to develop procurement plan or as instructed by the Logistics Coordinator.

• Update purchase tracker on daily/weekly/monthly basis so updated information could be shared with all concerns departments.

• Follow up with suppliers e.g. delivery schedules of goods and other procurement related concerns.

• Coordinate with and deal with suppliers and transport companies for the procurement and transportation of equipment and goods for the program. Set up contracts with suppliers as needed.

• Identify what goods/equipment needs to be replenished, purchased and/or dispersed.

• Facilitate the contact and dealing with hauling companies for the transport of goods and services.

• Maintain a record of suppliers.

• Ensure proper documentation of all logistics processes

• Assist and accommodate the implementation team in all the administrative and logistics support needed.

FLEET MANAGEMENT

• The Logistics Officer will be responsible for Fleet Management and will be tasked with facilitating and coordinating smooth movement, maintenance, and planning of all vehicles and generators operated by MdM Germany. 

• Under fleet management logistics officer will be responsible for Transport Planning, Drivers management, reporting, fleet maintenance and records keeping. 

• Ensure the monitoring and maintaining all safety rules and regulations related to the fueling of vehicles and report all violations to the Project Manager/Logistics Coordinator.

• Ensure that vehicles are in good working order by inspecting/testing the vehicles and arranging/recording servicing and repair.

• Coordinate vehicle & staff movements, manage the fleet and ensure the delivery of timely, effective, and accountable logistics support to MdM Germany team in carrying out programmatic activities.

•  Provide support with arrangements for duty travels, including travel authorizations, flight, and hotel reservations.

• Oversee fleet and provides driver training as needed.

STOCK MANAGEMENT

• Ensure that all goods are stored and packed safely and securely.

• Ensure that the physical organization of items within warehouses is logical, optimizing space and preserving accessibility of items.

• Check the accuracy and filing of all storage documents.

•  Check the registration of each item going in and out in the respect of MdM Germany procedures.

• Ensure physical inventories are done on a regular. 

• Perform regular random checks across the various documents (PRs, invoices, stock cards, delivery notes, physical inventory reports,)

• Ensure that the warehouse is in optimal conditions (cleaning and maintenance).

• Review and Update the Stock report and coordinate with the programs regarding expiry dates and timely disposal and distribution plans.

• Prepare and send the monthly stock report to the Project Manager/Logistics Coordinator, respecting the deadlines.

• Ensure the appropriate use and security of assets and equipment.

COMPLEX MANAGEMENT OF ASSETS AND RESOURCES

• Maintaine up-to-date control of all assets including tracking donor, value, and location, managing staff issue, and recording all asset movements and disposals.

• Support the Field Logistics to manage Assets in an accountable way.

• Coach the team/staff to dispose obsolete Assets and equipment

• Support teams to complete filing of Assets and tagging 

• Conduct physical count on regular basis and annually as per MdM Germany standards.

• Keep all records of asset related documents such as (MR, PO / Contract, GRN, Invoice, Assets issuance forms, repair forms, asset transfer or disposal forms, donation etc.)

FACILITY MANAGEMENT

• Ensure the office maintenance, printing, scanning, and photocopying of documents, logistics and hospitality arrangements in connection with meetings and other events.

• Provide support in the running of the Guest House(s) - GH. This includes but not limited to dealing with the cleaner in ensuring the places are kept cleaned, GH are supply with toiletries, electrical appliances, etc.

• Provide support in the daily running of the office through the engagement with contractors, vendors, suppliers, etc. and in close collaboration with the Procurement Officer. 

OTHER DUTIES

•  Lead and provide other MdM Germany units with supporting programmatic activities in its organization and development of activities.

• Provide assistance to the office staff, international staff, visiting experts and consultants with respect to visa support, customs formalities, accommodation and transportation (air and ground as applicable).

• Any other duties as directed by the Project Manager, Logistics  Manager and General Coordinator in the management and coordination of the Procurement Department.

• Gather security-related information and assist in ensuring that the necessary measures are in place to ensure security, safety, health, and well-being of staff.

• Provide reports to the Project Manager on logistics expenditures of the Vinnytsia base for timely budget planning.

Note: This list of activities is not exhaustive and may change depending on the situation

HIERARCHICAL & FUNCTIONAL LINKS 

Hierarchical link: 

Hierarchical Supervisor: Project Manager

Functional Supervisor: Logistics Coordinator

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Academic background: Degree in Supply Chain/Logistics or related field

 REQUIREMENTS:

• Language requirements: Advanced Ukrainian and English
• Computer requirements: Competency in MS Word and Excel.  

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 2 year in related field
• Good knowledge of Supply chain mechanism is a great asset
• Previous experience with NGO is an asset

COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines.
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Cultural sensitivity and ability to work in a multi-cultural environment.
• Ability to listen and share decisions.
• Sense of humor
• Good writing and communication skills
• Team player
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered.

If a response to the application is not received within 15 days, such application shall be deemed rejected.

Our organisation welcomes people with disability to apply and be part of our team. The candidates with disability will be given an advantage during the selection process compared to the candidates with the same level of qualification.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.