Logistics Assistant for supply / Фахівець з постачання

Будь-ласка, надішліть резюме англійською мовою за формою подачі.

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес. 

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Фахівець з постачання підтримує заступника координатора з логістики у здійсненні та нагляді за всією діяльністю із закупівель та запасів на рівні координації.

Зокрема, він/вона надає підтримку у виконанні невідкладних заходів, а також у веденні та архівуванні логістичної документації.

ОБОВ'ЯЗКИ:

Управління закупівлями:

• Оновлювати прайс-листи та бази даних постачальників
• Здійснювати огляд нових постачальників і підрядників для урізноманітнення існуючої бази даних постачальників
• Застосовувати процедури закупівель «Міжнародної Солідарності» для всіх закупівель
• Перевіряти та обробляти запити на цінові пропозиції, а також замовлення на закупівлю
• Складати договори на товари, послуги та роботи відповідно до українського законодавства
• Формувати та архівувати документи, що стосуються закупівель
• Здійснювати закупівлі з дотриманням правил та процедур валідації
• Вести переговори щодо цін, термінів та способів доставки
• Здійснювати моніторинг відносин з постачальниками
• Забезпечувати відповідність придбаних товарів вимогам замовника щодо кількості та якості
• Дотримуватися адміністративних процедур щодо управління авансами та оплатою постачальникам

Управління запасами:

• Контролювати доступ до запасів (складів)
• Допомагати заступнику координатора з логістики у проведенні перевірок запасів та інвентаризації

Адміністрація та управління:

• Підтримувати свого безпосереднього керівника в логістичних процедурах за потреби
• Брати участь у зустрічах, що стосуються логістики, представляючи «Міжнародну Солідарність» за запитом
• Звітувати своєму безпосередньому керівнику щодо будь-якої необхідної інформації

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: вища освіта в галузі логістики, бізнес-адміністрування

Досвід: бажано 1-2 роки досвіду в сфері закупівель/логістики, досвід роботи в гуманітарних організаціях буде перевагою

Знання мов: вільне володіння українською мовою, англійська мова – B2 рівень

Знання IT: досвідчений користувач MS Office, LINK – як перевага 

Кваліфікація: знання законодавчих актів та документів, пов'язаних закупівлями

Особисті якості:  комунікабельність, увага до деталей, гнучкість, організаторські здібності та вміння працювати в команді

УМОВИ ПРАЦІ:

Місце роботи: офіс за адресою: м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б. Можливі відрядження в інші області

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) 

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 1580 EUR gross (до оподаткування, виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме.

Кінцевий термін подання заявок:  11 квітня 2025 року.

____________________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION 

The Logistics Assistant for supply supports the Deputy Logistic Coordinator in implementing and supervising all the procurement and stock activities at Coordination level.

In particular, he/she lends support to carrying out urgent activities and filing and archiving logistical documents.

RESPONSIBILITIES:

Management of procurement: 

• Update price lists and vendor databases
• Propose new suppliers and contractors to have a diverse vendor database
• Apply Solidarites International purchase procedures for all purchases
• Verify and process quote requests and purchase orders
• Compose goods, service and work contracts following Ukraine regulations
• Compose and archive purchase folders
• Implement purchases, monitoring adherence to validation regulations and procedures
• Negotiate prices, deadlines and methods of delivery
• Ensure that relationships with suppliers are monitored
• Ensure that products purchased correspond to the requirements of the requester in terms of quantity and quality
• Ensure compliance with administrative procedures for the management of advances and payment of suppliers

Stock management:

• Supervise the maintenance and securing of warehouses
• Support the Deputy Logistics Coordinator in carrying out stock checks and physical inventories

Administration and management:

• Support his/er line manager in the logistics procedures upon request 
• Take part in meetings relating to logistics aspects, represent Solidarites International upon request
• Report any relevant information to his/her line manager

PROFILE FORSAKEN

Studies: higher education in logistics, business administration

Experience: preferably 1-2 years of experience in procurement/logistics, experience in NGO will be an advantage

Language: fluency in Ukrainian, English - B2 level

IT: proficient with MS Office, LINK is an advantage

Qualification: knowledge of legislation and procurement-related documents

Soft skills: communication skills, attention to detail, flexibility, organizational skills and ability to work in a team

WORKING CONDITIONS

Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57Б, possible business trips to other regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full-time

Salary: 1580 EURO gross (before the taxation, paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission)

Additionally: paid vacation 31 calendar days, additional paid vacation for family reason, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English

Application closing date: April 11th, 2025.