Офіс-менеджер

Якщо здоров’я і краса для тебе небанальна рутина, а свято, тоді пропонуємо тобі долучитися до створення прекрасного!

Ми — компанія TOTIS Pharma, міжнародний дистриб’ютор професійної косметики та препаратів для естетичної медицини.

TOTIS у цифрах та фактах:

• З 2010 року наша команда впевнено та якісно забезпечує продуктами провідних косметологів України.
• Ми ексклюзивно представляємо 20 брендів з Німеччини, Італії, Іспанії, Франції, Австрії, Швейцарії, США, Південної Кореї.
• Ми працюємо у 6 країнах: Україна, Польща, Молдова, Чехія, Словаччина та Узбекистан.
• TOTIS — це понад 250 колег-однодумців.
• Успіх нашої компанії — це люди, профі своєї справи. Ми цінуємо щиру зацікавленість у своїй справі, цілеспрямованість, якісне та ефективне виконання своїх обов’язків, бажання розвиватися і самовдосконалюватися.

Робота у TOTIS Pharma — це:

• Комфортні умови для праці та професійного зростання: винагорода та соцпакет формуються прозоро та конкурентоспроможно.
• Навчання та розвиток: компанія надає можливості для оновлення знань та покращення своїх професійних навичок.
• Заряджений на позитив та успіх колектив: наші люди люблять свою справу та поважають колег, тільки так можна бути продуктивними та щасливими в професії.

Зараз ми шукаємо офіс-менеджера з частковими функціями менеджера по роботі з клієнтами в нашу команду.

Бажані досвід та компетенції:

• Досвід роботи в адміністративній сфері або управлінні офісом;
• Відповідальність і організованість;
• Комунікабельність і вміння працювати в команді;
• Стресостійкість і здатність швидко реагувати на зміни;
• Знання офісних програм (Microsoft Office, Google Workspace);
• Грамотність, комунікаційні навички та клієнтоорієнтованість.

Задачі:

• Адміністративна підтримка — організація роботи офісу, контроль за дотриманням внутрішніх правил, ведення баз даних студентів і моделей, координація внутрішніх та зовнішніх комунікацій.
• Робота з документацією — прийом, облік, реєстрація та зберігання кореспонденції, архівування документів, контроль своєчасного підписання та передачі документів.
• Організація зустрічей і подій — підготовка до навчальних заходів, координація графіків навчання та спікерів, організація корпоративних заходів.
• Управління офісним забезпеченням — замовлення канцелярії, витратних матеріалів, контроль роботи офісної техніки, співпраця з підрядниками.
• Координація персоналу — допомога у адаптації нових співробітників, організація навчальних заходів.
• Фінансовий контроль — облік витрат на офісні потреби.
• Комунікація — зустріч і взаємодія з клієнтами, партнерами та співробітниками, вирішення організаційних питань.
• Залучення та пошук нових клієнтів — активна робота з партнерами, розвиток клієнтської бази.

Умови роботи:

• Фіксована ставка + бонусна система;
• Винагорода за:
  • Ефективне управління офісними процесами;
  • Організацію успішних заходів;
  • Підвищення ефективності роботи персоналу;
• Графік роботи: понеділок-п'ятниця, повний робочий день;
• Основний робочий час: 09:00 — 18:00;
• Наявність комп’ютера та смартфону;
• Доступ до мережі Інтернет.

Додаткові переваги:

• Вміння швидко адаптуватися до змін;
• Високий рівень відповідальності та уважності до деталей;
• Досвід в управлінні офісом.