Фахівець-чиня/Finance Officer (ABA Kherson)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Responsibilities:

Partner Proposal design

• Support the preparation of partner’s budgets in coordination with program teams and provide feedback in a clear and timely manner
• Ensure that budget costs are realistic, correctly assigned to budget chapters, and supported by standard cost references
• Liaise with logistics/procurement and technical teams to ensure accurate cost inputs for goods and services
• Flag any ineligible or high-risk costs and suggest alternatives
• Ensure program and support cost ratio are correct and align with ACTED’s internal policies and donor guidelines
• Identify potential financial risks at the proposal stage and provide input for its mitigation
• Provide coaching to partners on budget design and recurrent mistakes to build their financial capacity

Grant management 

• Check and verify agreements with partners
• Provide induction on financial policies and procedures of ACTED to local partners
• Follow up installments to the partners
• Act as focal point for partner CSOs for finance-related questions
• Verify partners’ accountancy and financial reports, ensure BFUs are accurate
• For each partner’s report received, check the physical documentation and its consistency with the partner’s ledger, check the expenses allocations
• Perform quality control of the procurement procedures
• Ensure quality control of the invoices
• Check the nature of the document and its presentation (photocopy, original, pro forma, translation, date, signature, stamp, terms used, accuracy of calculations, etc.)
• Escalate high-risk financial issues (e.g., fraud indicators, major ineligibilities, systemic non-compliance) to the line manager

Capacity Building 

• In coordination with consortium members, conduct capacity assessment of partner CSOs and develop actionable capacity development plans
• Develop training materials based on the gaps identified during the assessments
• Perform trainings on financial management to local partners in coordination with the capacity building officer

Reporting and finance department support

• Prepare timely and accurate financial report to donors
• Check that the partner’s expenses are correctly recorded in SAGA
• Support the finance and administration teams in the mastering of financial documents, accounting software SAGA

Other

• Contribute to development of financial reporting templates for partners
• Support line manager in preparation of the BFU
• Provide support to partnership team in finance related questions
• Participate in recruitment of finance assistants, oversee their work and conduct regular appraisals 
• Any other tasks assigned by line manager

Key Qualifications & Skills

• Bachelor’s degree in Finance, Accounting or Economics 
• Good knowledge of accounting and bookkeeping procedures
• Advanced MS Excel skills (creating spreadsheets and using financial functions)
• Familiarity with accounting software (e.g. 1C; SAGA, QuickBooks)
• Intermediate level of English
• Extreme attention to detail, with an ability to spot numerical errors
• Self-Organizational skills and ability to work with minimum level of supervision

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”