Управитель з питань операційної підтримки\Support Services Manager

Save the Children International – провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні.

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім’ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей.

Мета посади: 

Ця посада керує та контролює 70% ланцюга поставок (закупівлі, автопарк, складське зберігання, активи) та 30% адміністрування в Дніпрі, Харкові та Сумах, забезпечуючи послідовне та ефективне надання послуг.
Це включає планування та розподіл ресурсів між офісами, прогнозування та моніторинг адміністративних бюджетів на офісні операції, оренду витратних матеріалів, автопарк, складські приміщення, а також забезпечення відповідності витрат прогнозам. Роль забезпечує належне планування потреб у закупівлях під час розробки та впровадження програми, підтримує пріоритезацію послуг на основі терміновості програми та забезпечує своєчасне та скоординоване надання операційної підтримки.

Основні обов’язки:

Загальні положення:

•  Забезпечувати ефективне управління персоналом служб підтримки.
• Брати участь у зустрічах команди управління регіонами, надавати оновлену інформацію про ключові види діяльності тапіднімати питання на вирішальні.
• Розробляти середньострокові та довгострокові стратегії закупівель
  та розподіл ресурсів між польовими офісами, враховуючи програмні та контекстуальні потреби.
• У координації з директором регіону, польовим менеджером, адміністратором, відділом безпеки та охороною, а також зацікавленими сторонами
  регулярно оновлювати інформацію про безперервність бізнесу офісів та робити внесок у HERP
•  Брати участь у розробці пропозицій та зустрічах з розгляду нагород
• Забезпечувати належне використання систем SCI (ProSave, PRIME, TIM тощо) у всіх командах, сприяти навчанню персоналу за потреби.
• Оцінювати пропозицію ринку для поширених товарів
• Тісно співпрацювати з операційною частиною програми для розробки обґрунтованих планів закупівель та моніторингу їхнього впровадження.
• Спільно з операційною частиною програми, відділом PDQ та NBD забезпечити, щоб розробка програм відповідала планам закупівель відповідно до модуля PRIME Supply Chain.
• Тісно співпрацювати з Відділом фінансів та програм щодо бюджетного прогнозу, запитів на кошти та планів витрат
•  Регулярно оцінювати якість, узгодженість та своєчасність послуг, що надаються в офісах у Дніпрі, Харкові та Сумах. Виявляти прогалини, затримки та нерівномірний рівень обслуговування між офісами та
  усувати розбіжності

Ресурси та бюджетування:

• Контролювати витрати та розподіл бюджету, пов'язані з адмініструванням, автопарком, складуванням, поточними витратами офісу, технічним обслуговуванням та витратними матеріалами для Дніпра, Харкова та Сум. 
•  Тісно співпрацювати з фінансовим відділом для точного фіксування щотижневих та щомісячних запитів на готівку для платежів
•  Забезпечувати правильне розрахунки вартості адміністративних та операційних потреб та їх відображення в бюджетах на надання послуг
•  Разом з фінансовим відділом аналізувати структуру адміністративних витрат у трьох офісах та рекомендувати коригування для підвищення ефективності та оптимізації витрат.
• Забезпечувати фінансовий моніторинг, своєчасне поновлення та коригування орендних договорів, договорів на обслуговування, орендованих транспортних засобів та інших періодичних зобов'язань за потреби. 
• Здійснювати внесок у фінансове планування адміністративних та поточних витрат.

Адміністративна функція:

• Контролювати загальне управління офісами в Дніпрі, Харкові та Сумах 
• Забезпечувати дотримання протоколів та процедур для відвідувачів, включаючи управління відвідувачами, організацію поїздок, бронювання проживання, організацію конференц-залів та переміщення персоналу
•  Забезпечувати своєчасне поновлення та моніторинг договорів на послуги (інтернет, охорона, прибирання, управління відходами, обслуговування генераторів тощо) та контролювати виконання або вирішувати проблеми. 
• Координувати роботу з відділом безпеки, підтримувати контроль доступу та протоколи для відвідувачів, 
• Контролювати відповідність офісних приміщень та автопарку політикам SCI та законодавству України щодо пожежної безпеки та іншим вимогам - належне функціонування приміщень, включаючи оренду, комунальні послуги, прибирання, технічне обслуговування, ремонт, організації доступу та дотримання операційних стандартів SCI.

Закупівлі:

• Розробити стратегію/конвеєр постачання та періодично перевіряти своєчасне отримання поставок у ланцюгу поставок. 
•  Забезпечити своєчасну та відповідність усіх заявок на закупівлю . 
• Розробити довгострокові рамкові угоди з постачальниками на всі стратегічні товари. 

Складське збрерігання: 

•  Забезпечити ефективну, результативну та відповідність умовам роботи всіх складів, дотримуючись політик та процедур Save the Children, включаючи систему комплексного управління запасами (TIM). 
•  Забезпечити ефективне управління запасами, спілкуючись з програмами для своєчасного розподілу товарів бенефіціарам. 
•  За необхідності оцінити потреби складів та за потреби створити додаткові складські приміщення. 
•  Зв'язатися з місцевими партнерами/агентствами (наприклад, Логістичний кластер) для забезпечення складської діяльності. 

Автопарк: 

• Забезпечити управління автопарком SCI, що складається з власних та орендованих транспортних засобів, у повній відповідності до правил SCI, місцевого законодавства та передового досвіду. 
• Забезпечити ефективне управління автопарком з використанням встановлених документів відстеження та баз даних автопарку. 
•  Забезпечити належне навчання всіх водіїв у ключових сферах, таких як безпека та захист, захист дітей тощо. 
• За необхідності перевірити та оптимізувати існуючий автопарк для забезпечення ефективної роботи.

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:

Обов'язкові вимоги

• Попередній досвід роботи в Save the Children або інших міжнародних неурядових організаціях, з великим досвідом роботи в ключових функціях підтримки, зокрема в ланцюгах поставок (закупівлі, складування, автопарк) та адміністративній підтримці.
• Мінімум 7 років управлінського досвіду в гуманітарному, міжнародному неурядовому або корпоративному середовищі, включаючи розробку та впровадження стратегічних та операційних планів допоміжних послуг.
• Підтверджена здатність ефективно керувати багатофункціональними операціями підтримки в кількох місцях, в ідеалі включаючи нагляд за регіональними або багатоофісними структурами (наприклад, Дніпро, Харків, Суми).
• Сильні навички планування та організації значного робочого навантаження, що включає складні та різноманітні завдання як у контексті розвитку, так і в надзвичайних ситуаціях.
• Готовність та здатність швидко коригувати режими роботи, працювати понаднормово та підтримувати додаткові команди під час реагування на надзвичайні ситуації або раптові операційні потреби.
• Продемонстрована авторитетність та здатність будувати довірливі стосунки з колегами, командами програм, постачальниками, партнерами та зацікавленими сторонами на всіх організаційних рівнях.
• Відмінні усні та письмові комунікативні навички англійською мовою.
• Сильні міжособистісні та лідерські навички, а також здатність керувати та координувати багатопрофільну команду (ланцюжок поставок, адміністрація, служби підтримки) у періоди змін або збільшення робочого навантаження.
• Підтверджена здатність контролювати, мотивувати та розвивати персонал, підтримуючи високі професійні та етичні стандарти.
•  Сильні аналітичні здібності, здібності до прийняття рішень та стратегічного планування, здатність керувати кількома конкуруючими пріоритетами.
•  Здатність коучингувати, наставляти, делегувати та надавати конструктивні рекомендації щодо розвитку керованому персоналу в різних місцях служби.
•  Відмінні навички командоутворення та здатність підтримувати спільну робочу атмосферу в кількох офісах.
•  Компетентний користувач основних ІТ-додатків (MS Office, SharePoint, Teams; досвід роботи з системами закупівель або управління автопарком є перевагою).
• Тверда відданість цінностям, принципам та стандартам захисту Save the Children.
• Попередній досвід роботи або підтримки в країнах, що розвиваються, або гуманітарних контекстах.
• Високий рівень відданості місії, операційній досконалості та програмним цілям SCI.
• Вільне володіння українською або англійською мовами є значною перевагою; практичне знання обох мов є перевагою

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування
• Страхування життя та здоров'я
• Можливості для навчання та професійного розвитку

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Запобігання шахрайству, хабарництву та корупції 

Посадова особа повинна виконувати необхідні обов’язки відповідно до Політики щодо протидії шахрайству, хабарництву та корупції, а також забезпечувати відсутність будь-яких випадків шахрайства, хабарництва, крадіжок чи корупції під час виконання своїх посадових обов’язків. 

Якщо вас зацікавила вакансія, надсилайте резюме англійською мовою до 10.12.2025. Зверніть увагу, що вакансія залишатиметься відкритою на сайті, поки ми не знайдемо успішного кандидата.

У супровідному листі вкажіть очікуваний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою.