Фахівець з підтримки життєдіяльності офісу/Support Services Officer

Save the Children International – провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні.

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім’ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей.

Мета посади:

Координувати питання адміністрування, закупівель, базової фінансової підтримки та координації у внутрішніх відділах польового офісу в Сумах.
Ця роль забезпечує безперебійну щоденну роботу офісу, ефективну адміністративну підтримку та дотримання політик і процедур Save the Children.
Крім того, обіймаюча посаду особа надаватиме операційну підтримку функціям безпеки та автопарку в Сумах, коли відповідальні співробітники недоступні, забезпечуючи безперервність основних допоміжних послуг.

Основні обов’язки

• Підтримувати замовлення на закупівлю канцелярських товарів та активів.
• Подавати платіжні документи до Фінансового відділу на основі належним чином затверджених документів
• Обробляти та контролювати оплату рахунків-фактур у координації з
• Фінансовим відділом та менеджером служби підтримки.
• Забезпечувати, щоб усі платежі були підтверджені відповідною документацією.
• Готувати та оновлювати адміністративну документацію (договори оренди тощо).
• Підтримувати координацію потреб відвідувачів у транспорті та розміщенні
• Допомагати в організації заходів, тренінгів, семінарів та зустрічей з командами програм, органами влади, партнерами та донорами.
• Забезпечити належне оформлення документів щодо всіх товарів, що надходять на склад та відправляються зі складу, відповідно до процедур Save the Children.
• Забезпечити дотримання Стандартних операційних процедур Save the Children щодо управління активами та запасами.
• Ведення точного централізованого реєстру активів, що охоплює всі активи в офісі в Сумах.
• Забезпечити проведення щоквартальної фізичної інвентаризації та подання відповідних звітів.
• Забезпечити реєстрацію всіх активів, виданих співробітникам, за допомогою Форми передачі активів з підписом та належним зберіганням документів.
• Отримувати запити на закупівлю програм та обробляти їх разом з усією супровідною документацією перед поданням на остаточне затвердження, забезпечуючи схвалення уповноваженим підписантом.
• Допомагати в процесі закупівель зі збором цінових пропозицій, підготовкою документів, відстеженням та звітністю щодо замовлень, а також веденням файлів/записів.
• Ведення належної документації щодо всіх закупівель по всьому ланцюжку поставок (PR, CBA, PO, GRN, SRF, WB тощо).
• Консультувати замовника щодо специфікацій та давати поради щодо найкращих процесів.
• Збирати цінові пропозиції на товари та послуги відповідно до політики закупівель.
• Переглядати всі цінові пропозиції та складати аналіз конкурентних пропозицій для розгляду координатором закупівель або менеджером з логістики перед оформленням замовлення на закупівлю.
• Забезпечувати, щоб замовлення на закупівлю були підготовлені на основі найкращих умов, наданих постачальником.
• Координувати доставку між постачальником, складом та програмою.

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:  

• Щонайменше три роки загального досвіду роботи
• Бажано знання або досвід роботи в неурядових організаціях
• Володіння комп'ютером (включаючи робоче знання Microsoft Office (Excel, PowerPoint) та баз даних)
• Відмінні навички міжособистісного спілкування
• Хороші усні та письмові комунікативні навички англійською мовою
• Відмінна увага до деталей, організаторські здібності та дискретність у роботі з конфіденційною інформацією
• Здатність працювати самостійно та проактивно
• Підтверджена здатність справлятися зі складним робочим навантаженням
• Здатність працювати під тиском та у стислі терміни
• Відданість та розуміння цілей, цінностей та принципів Save the Children.
• Визнання необхідності бути незалежним, нейтральним та неупередженим, коли це можливо.
• Відповідна кваліфікація або навчальні курси.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Страхування життя та здоров'я
• Можливості для навчання та професійного розвитку

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо вас зацікавила вакансія, надсилайте резюме англійською мовою  до 05.12.2025. Зверніть увагу, що вакансія залишатиметься відкритою на сайті, поки ми не знайдемо успішного кандидата.

У супровідному листі вкажіть очікуваний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою.