Administration Officer/ Консультант з адміністративних питань

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на сім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ: 

Надавати підтримку співробітникам національних та польових офісів у щоденному адміністративному обслуговуванні, зовнішніх зв'язках, загальному адмініструванні та діловодстві, включаючи поїздки та проживання, офісну підтримку, підготовку платіжної документації, призначення (та відвідування) зовнішніх зустрічей, а також виконання інших спеціальних обов'язків за потребою.  

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:  

Загальне адміністрування

• Підтримка у впровадженні офісних процесів та протоколів відповідно до Стандартних операційних процедур SCI, охорони здоров'я та безпеки;
• Ініціювання платіжних запитів за всі орендовані SCI приміщення (в т.ч. квартири для міжнародного персоналу, організація проживання для відвідувачів, оренда офісу і т.д.);
• Ініціювання інших адміністративних платежів;
• Щомісячні звіти по корпоративній кредитній картці, звіти про використання таксі, щомісячне планування бюджету для представництва;
• Подання платіжних документів до фінансового відділу на основі належним чином затверджених документів;
• Переконатися, що всі платежі підкріплені відповідними підтверджуючими документами;
• Відповідає за замовлення на закупівлю канцелярського приладдя та активів;
• Відповідає за загальне обслуговування офісу та гостьового будинку, включаючи повторне замовлення витратних матеріалів та ведення точних записів; 
• Відповідає за підготовку та оновлення документації (контракти з постачальниками, договори оренди тощо)
• Відповідає за замовлення/організацію всіх транспортних послуг та проживання для всіх відвідувачів;
• Підтримка в організації заходів (тренінгів, конференцій), зустрічей з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи державні установи, донорів та партнерів-виконавців;
• Відвідування зустрічей для надання підтримки за необхідності;
• Допомагає в отриманні віз та дозволів на тимчасове проживання для міжнародного персоналу (у тісній співпраці з адміністративним координатором)
• Здійснює нагляд за прибиральниками офісу, забезпечуючи чистоту та належний стан офісних приміщень та гостьових будинків;
• Забезпечує безпечне та конфіденційне зберігання всієї документації;
• Надає ефективну підтримку міжнародному персоналу та відвідувачам, організовуючи транспорт та проживання;
• Допомагати у підготовці звітів для керівництва та інших зацікавлених сторін;
• Підтримувати розробку операційних бюджетів, коли це необхідно;
• Супроводжувати відвідувачів та забезпечувати зв'язок з місцевими громадами та органами місцевого самоврядування;
• Підготовка документації для допоміжного персоналу (контракти на підтримку, рахунки-фактури, рекомендаційні листи, звіти про відрядження тощо);

КВАЛІФІКАЦІЇ 

• Диплом про освіту, бажано вища освіта

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ

• Досвід роботи на адміністративній роботі, бажано у сфері зовнішніх зв'язків;
• Бажано знання або досвід роботи в НУО;
• Комп'ютерна грамотність (в т.ч. знання Microsoft Office (Excel, PowerPoint) та баз даних)
• Відмінні навички міжособистісного спілкування;
• Хороші навички усного та письмового спілкування англійською мовою;
• Відмінна увага до деталей, організаторські здібності та обережне поводження з конфіденційною інформацією;
• Здатність працювати самостійно та проактивно;
• Доведена здатність справлятися зі складним робочим навантаженням

Додаткові посадові обов'язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від особи, яка обіймає цю посаду, може знадобитися виконання додаткових обов'язків, що відповідають її рівню кваліфікації та досвіду.

Рівні можливості:

Посадова особа повинна виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI з питань рівних можливостей та різноманітності.

Захист дітей:

Ми повинні забезпечувати безпеку дітей, тому наш процес відбору, який включає ретельну перевірку анкетних даних, відображає нашу прихильність до захисту дітей від жорстокого поводження.

Захист наших співробітників:

Особа, яка обіймає посаду, зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики SCI щодо боротьби з домаганнями

Здоров'я та безпека

Особа, яка обіймає цю посаду, зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо охорони здоров'я та безпеки.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 
SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Офіс в центрі

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування. Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

____________________________________________________________________________________________

ROLE PURPOSE: 

To provide support to country and field office staff in a daily administrative maintenance; external liaison, and general administration and office management, including travel and accommodation, office support, preparation of payment documentation, appointment (and attending) external meetings, and other ad-hoc duties as required.  

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:  

General Administration

• Support in implementation of office processes and protocols as per SCI Standard Operating Procedures, health and safety;
• Initiate the payment requests for all SCI rented premises (incl. apartments for international staff, arranging accommodations for visitors, Office rent, etc.)
• Initiate other admin related payments
• Monthly reports on corporate credit card, taxi use reports, monthly budget planning for the field office
• Submit payment documents to Finance department based on duly approved documents;
• Ensure all payments are supported with appropriate back-up documents;
• Responsible for office supplies and assets procurement orders
• Responsible for general office and guesthouse maintenance including re-ordering of supplies and maintaining accurate records; 
• Responsible for preparing and updating documentation (contracts for suppliers; lease agreements etc.)
• Responsible for ordering/organization of all the transportation and accommodation needs for all the visitors;
• Support in arrangements of events (trainings, conferences), meetings with key stakeholders, including government agencies, donors, and implementing partners. Attend meetings to support as required.
• Supports with obtaining visas and Temporary Residence permits for international staff (in close cooperation with Administrative Coordinator)
• Supervises office cleaners ensuring office space and guest houses are kept clean and are in appropriate condition.
• Ensure all the documentation are kept safe and confidential;
• Provide efficient support to international staff and visitors, arranging transportation and accommodation.
• Assist in preparing reports to management and other stakeholders;
• Support the development of operational budgets when required;
• Accompany visitors and provide liaison with local communities and local government;
• Prepare documentation for support staff (contracts for support, act-invoices, recommendation letters, travel reports etc);

QUALIFICATIONS 

• Certificate of education, higher level of education desirable

EXPERIENCE AND SKILLS

• Experience in an admin related work preferably in external affairs 
• Knowledge or experience of NGO work desirable
• Computer literate (including working knowledge of Microsoft Office (Excel, PowerPoint) and databases)
• Excellent interpersonal skills
• Good verbal and written communication skills in English
• Excellent attention to detail, organisational skills and discretion with confidential information
• Ability to work independently and proactively
• Proven ability to handle challenging workload

Additional job responsibilities

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills and experience.

Equal Opportunities 

The role holder is required to carry out the duties in accordance with the SCI Equal Opportunities and Diversity policies and procedures.

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Health and Safety

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.