Logistics and Reporting Assistant / Асистент/ка з логістики та звітності WHO Ukraine

Про організацію

Офіс ВООЗ в Україні (WHO Country Office in Ukraine) працює з 1994 року, підтримуючи сталий розвиток системи охорони здоров’я країни. Команда ВООЗ в Україні надає технічну експертизу, допомагає розбудовувати національні спроможності, підтримує політичні діалоги, розробку стратегій, стандарти та служби охорони здоров’я, зокрема під час надзвичайних ситуацій.

Стратегія співпраці ВООЗ з Україною на 2024–2030 роки зосереджується на трьох пріоритетах:

• доступ до якісних медичних послуг для всіх;

• профілактика та зменшення основних ризиків для здоров’я;

• розбудова стійких інституцій охорони здоров’я.

Контекст посади

Посада Logistics and Reporting Assistant є частиною програми WHO Health Emergencies (WHE) та Incident Management System (IMS). Підрозділ Operations Support and Logistics (OSL) відповідає за повну логістичну підтримку: закупівлі, митне оформлення, зберігання, дистрибуцію та звітність щодо гуманітарних вантажів і медичних товарів для України.

Асистент/ка працюватиме в команді OSL, підтримуючи:

• «upstream» логістичні процеси (шлях вантажів до складів та партнерів);

• офіційну звітність для національних органів (зокрема Мінсоцполітики та КМДА);

• ведення даних у кількох облікових системах та порталах.

Основні обов’язки

Під керівництвом OSL Lead Customs Clearance Officer та в тісній взаємодії з Incident Manager і Head of WHO Country Office, асистент/ка з логістики та звітності буде:

1. Підтримка логістики та офіційної звітності

• Надавати своєчасну допомогу Logistics Officer в управлінні «upstream» логістичними операціями.

• Підтримувати підготовку, консолідацію та подання офіційних звітів до відповідних органів (зокрема КМДА та Мінсоцполітики), забезпечуючи точність та відповідність процедурам ВООЗ.

• Вести впорядкований документообіг: листування, звіти, реєстри документів, пов’язаних із взаємодією з MSP, КМДА та іншими партнерами.

2. Робота з даними та системами

• Вносити, перевіряти та оновлювати дані зі складських і логістичних систем у портал MSP Humanitarian Aid Distribution Portal, забезпечуючи повноту й коректність інформації.

• Регулярно звіряти дані між внутрішніми системами ВООЗ та зовнішніми базами, виявляти й виправляти розбіжності.

3. Дані щодо дистрибуції вантажів

• Підтримувати та щомісяця оновлювати базу даних розподілу гуманітарних вантажів (відправлені/отримані партії).

• Допомагати в підготовці щомісячних зведень, таблиць та простих дашбордів для внутрішньої та зовнішньої звітності.

• Комунікувати з третіми сторонами (складськими операторами та транспортними компаніями) для своєчасного отримання транспортних документів, включно з підписаними актами/Donation Agreements.

• Архівувати документацію щодо вхідних і вихідних відправлень, оновлювати трекінг-таблиці, бази даних та шаблони звітності.

4. Інша підтримка

• Надавати загальну адміністративну та логістичну підтримку команді OSL за потреби.

• Бути готовим/готовою до зміни обов’язків або локації розгортання в межах України відповідно до операційних потреб ВООЗ.

Вимоги до кандидатів

Освіта:

• Ступінь бакалавра у сфері логістики, комп’ютерних наук, управління ланцюгами постачань, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід:

• Від 1 місяця релевантного досвіду (стажування, перша робота) в галузі логістики, постачання, адміністративної підтримки, роботи з базами даних або звітністю.

• Досвід роботи з логістичними/ERP-системами або онлайн-порталами буде перевагою.

• Бажаний попередній досвід у проектах міжнародних організацій/ООН, але не обов’язковий.

Професійні навички:

• Базові знання логістики та/або управління постачаннями.

• Впевнене володіння MS Excel, робота з таблицями, фільтрами, базовими формулами.

• Досвід роботи з базами даних, онлайн-системами звітності чи порталами.

• Уважність до деталей, здатність забезпечувати високу точність даних у стислі строки.

• Знання процедур логістики ВООЗ/ООН буде перевагою.

Мови:

• Українська — вільне володіння (обов’язково).

• Англійська — рівень working knowledge (читання документації, базове листування та заповнення шаблонів).

Особисті якості та компетенції

• Вміння працювати в команді та підтримувати колег.

• Повага до різноманіття, чутливість до культурних і соціальних відмінностей.

• Чітка та зрозуміла комунікація.

• Орієнтація на результат, відповідальність за якість та строки.

• Готовність працювати в умовах змін та високого навантаження (надзвичайна ситуація в Україні).

• Вміння ефективно взаємодіяти з внутрішніми (міжнародними та національними) колегами й зовнішніми партнерами.

Умови

Це національне молодіжне волонтерство в системі ООН (National UN Youth Volunteer) з повною зайнятістю.

• Локація: офіс ВООЗ у Києві (onsite).

• Тривалість: 6 місяців, з можливим продовженням (не гарантується; залежить від фінансування, операційних потреб та результатів роботи).

Фінансова компенсація:

• Volunteer Living Allowance (VLA): USD 1 270 на місяць (в еквіваленті в гривні) для покриття оренди житла, комунальних послуг та повсякденних витрат. Сума включає Well-Being Differentials для України (hardship “E”).

• Разова виплата при старті: USD 400 (entry lump sum).

Соціальний пакет:

• Медичне страхування для UN Volunteer та допустимих утриманців на період дії контракту та орієнтовно до місяця після його завершення.

• Страхування життя на весь період волонтерського призначення.

Відпустки:

• Щорічна відпустка: 2,5 дні за кожен повний місяць контракту (до 30 днів може бути перенесено в разі продовження того самого призначення).

• Навчальна відпустка: до 10 робочих днів на 12 місяців (за погодженням із керівником).

• Лікарняні: до 30 днів сертифікованої лікарняної + 7 днів без довідки на рік (згідно з політиками UNV).