Технічний спеціаліст з адміністративної діяльності

Family Health International (FHI 360) – міжнародна організація, яка залучає наукові дослідження, ресурси й зв’язки для того, щоб люди в усьому світі мали можливість вести повноцінне життя та бути здоровими. Завдяки партнерствам у понад 60 країнах світу ми співпрацюємо з лідерами на місцях задля того, щоб сприяти соціально-економічній рівності, покращувати здоров’я та самопочуття людей, реагувати на гуманітарні кризи й посилювати стійкість громад.

Family Health International (FHI 360) здійснює діяльність в Україні через відокремлений підрозділ, зареєстрований як «Фемілі хелс інтернешнл в Україні». Більше інформації міститься на нашому сайті за посиланням: www.fhi360.org.

Технічний спеціаліст з адміністративної діяльності надаватиме підтримку персоналу FHI 360 у Дніпрі та інших місцях у забезпеченні функціонування як офісів, так і гостьових будинків, включаючи щоденне технічне обслуговування та експлуатацію приміщень, прибирання, поповнення запасів, інвентаризацію, управління договорами оренди, своєчасну оплату орендної плати. Крім того, технічний спеціаліст з адміністративної діяльності приймає участь у організації відряджень всередині країни, включаючи розміщення персоналу та гостей, бронювання квитків на поїзд, моніторинг системи відряджень та електронних листів стосовно подорожей, а також надає підтримку в організації заходів і семінарів. Спеціаліст відповідає за забезпечення належного функціонування та адміністрування офісів та інших приміщень, а також надає допомогу персоналу в питаннях організації роботи офісу.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

У своїй роботі Технічний спеціаліст з адміністративної діяльності керується цією посадовою інструкцією, порядком виконання штатних процедур, а також чинними нормативними вимогами FHI 360 до підрозділу в Україні.

Долучатися до контролю за чистотою та підтриманням у належному стані приміщень. Підтримувати порядок і належне функціонування офісного приміщення та фоє.

Підтримувати контакт з орендодавцем /адміністрацією будівлі  з усіх питань, пов’язаних з офісом.

Надавати допомогу у веденні інвентаризаційного обліку меблів, звірянні й присвоєнні інвентарних номерів офісним меблям й адміністративному обладнанню, відповідати за належний стан офісних меблів.

Готувати звіт про наявність запасів офісних товарів і товарів для кухні, вчасно повідомляти про них Адміністративному менеджеру в м. Дніпро. 

Консультуючись  із  Менеджером з адміністративноЇ діяльності,створювати замовлення на забезпечення канцелярськими товарами, витратними матеріалами. Забезпечувати своєчасне поповнення запасів.

Надавати допомогу Менеджеру з адміністративної діяльності в м. Дніпро у веденні документації за всіма договорами оренди й змінами до них.

Регулярно оновлювати трекери та за потреби розробляти відповідну документацію.

Долучатися до організації поїздок, у тому числі бронювати залізничні квитки, вносити запити на поїздки, своєчасно надавати інформацію персоналу щодо розкладу, бронювати готельні номери й приміщень для персоналу й проведення заходів, надавати підтримку відвідувачам офісу.

Надавати допомогу в організації тренінгів, презентацій, семінарів, конференцій та інших заходів у разі потреби.

Забезпечувати дотримання політики FHI 360 стосовно телефонного зв’язку, відстежувати щомісячні платежі.

Забезпечувати безперебійну обробку операційних відправлень, збираючи запити на доставку, вводячи їх у систему, відстежуючи їх та  розподіляючи відправлення відповідно до локацій та отримувачів/відправників.

Забезпечувати відстеження всіх поїздок на таксі задля відповідності правилам FHI, і надавати допомогу в моніторингу та перевірці всіх поїздок, для надання обґрунтування та супровідної документації.

Оновлювати й вести необхідну документацію за запитом Менеджера з адміністративної діяльності.

Отримувати й відповідати за належне заповнення рахунків та іншої супровідної документації, необхідної для здійснення платежів.

Відповідати за належне створення та архівування фінансової документації.

Виконувати інші обов’язки на вимогу керівника.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Обов'язкові:

Ступінь бакалавра або його міжнародний еквівалент у галузі економіки, адміністрування, інформаційних технологій, міжнародних відносин, права, комунікації або в спорідненій академічній галузі.

1–3 роки досвіду в управлінні проєктами, підтриманні функціонування офісу, здійсненні адміністративної діяльності.

Бажаний попередній досвід роботи в неурядовій організації (НУО), агенції Організації Об’єднаних  націй  або  урядовому  відомстві, благодійній організації або в спорідненій галузі за відповідним технічним напрямком.

Бажані:

Обізнаність із пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams тощо).

Здатність піднімати/пересувати  предмети вагою 2,5 кг. 

Готовність здійснювати короткі поїздки на місця здійснення діяльності.

Вільне володіння українською мовою.

Бажане володіння англійською мовою на професійному рівні.

Як подати заявку 

Для подання заявки необхідно надіслати такі документи:

• Актуальне резюме / Current CV;

Кінцевий термін і адреса для подання пропозицій: заявки англійською або українською мовою повинні надійти в електронному вигляді до 23.59 за київським часом 20 серпня 2025р. Відгукніться надіславши ваше резюме і пропозицію денної ставки на мейл:   Відправити резюме  з поміткою "Технічний спеціаліст з адміністративної діяльності.

Заява про обмеження відповідальності FHI 360

• FHI 360 може здійснювати перевірку біографічних даних чи вимагати надання довідки про несудимість у будь-якого з відібраних кандидатів.
• FHI 360 може відкликати запит і не укладати контракт.
• FHI 360 може відхилити будь-які або всі отримані пропозиції.
• Опублікування запиту не накладає обов’язку укладання контракту на FHI 360.
• FHI 360 залишає за собою право відхилити будь-яку пропозицію, яка подана без дотримання інструкцій до подання пропозицій.
• FHI 360 не відшкодовує нікому з тих, хто подав пропозиції, витрати на їх подання.
• FHI 360 залишає за собою право укладати контракт на підставі початкового оцінювання пропозицій без подальших обговорень.
• FHI 360 може укласти контракт на виконання лише частини завдань, зазначених у пропозиції, або декілька контрактів на виконання завдань, вказаних у пропозиції.
• FHI 360 залишає за собою право не зважати на незначні недоліки у пропозиції, які можна виправити до прийняття рішення, задля підтримання вимог до конкурсного відбору.