Адміністративний асистент зі знанням англійської мови/ Admin Assistant with knowledge of English

Загальна мета, обов'язки

Разом із керівником проекту реалізувати проект з громадського здоров'я в Харківській області. Передбачено проведення комплексної оцінки та планування заходів під час обговорення з ключовими зацікавленими сторонами та бенефіціарами потреб первинної охорони здоров’я в Громаді. Надалі проведення аналізу зібраної інформації та визначення пріоритетів заходів, забезпечуючи участь, розширення можливостей, безпеку та гідність бенефіціарів. Крім того, передбачено підготовку звітів про оцінювання потреб та проектних пропозицій; підготовка розрахунків, подання заявок на закупівлі, контроль виконання проекту, моніторинг і передача даних; сприяння зворотному зв’язку бенефіціарів протягом всього циклу проекту та сприяння отриманню результатів та досвіду.

Огляд проекту

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад. Програми Medair Protection і MHPSS зосереджені в сільській, важкодоступній місцевості, а охоплені території включають, але не обмежуються: Харківською та Донецькою областями (включаючи прифронтові райони).

Основні обов'язки та відповідальність

Управління програмою та якістю

• Асистент фахівця з громадського здоров'я відповідає за підтримку програм охорони громадського здоров'я в Харківській області.
• Забезпечення збору даних із закладів охорони здоров’я та соціальної роботи для звітності.
• Проведення оцінювання стану здоров’я в громадах Харківської області та допомогти команді у плануванні заходів
• Забезпечення інтеграції участі та підзвітності громади в усіх аспектах проекту .
• Визначення, залучення та рекомендації місцевим організаціям та службам, які мають потенціал для співпраці.
• Регулярне оцінювання та надання відгуків про якість програм і активностей.
• Участь у моніторингу та оцінюванні програмної діяльності та результатів, впроваджуючи коригувальні заходи на основі відгуків від громади або змін у контексті.
• За необхідності, сприяти мобілізації та найму груп тимчасових робітників (кваліфікованих і некваліфікованих), пропонуючи пропорційне навчання необхідним завданням, координуючи їх участь у проекті.
• Адміністрування, включаючи написання та надсилання меморандумів про взаєморозуміння, заяви про запропоновані роботи та актів приймання до відповідних місцевих організацій.

Фінансовий та логістичний менеджмент

• Підтримка фінансової звітності щодо всіх видів діяльності та ресурсів.
• Ведення точних записів для оплати праці постачальників і оплати праці за заходи у сфері громадського здоров’я.
• Оформлення документів для виплати платежів і запитів на закупівлю відповідно до потреб проекту.

Комунікація та координація

• Налагодження хороших стосунків з членами спільноти.
• Виявлення потреб громади та включення їх у розробку програми та проекту.
• Щотижневе звітування безпосередньому керівнику про програми охорони здоров’я.
• Допомога з написанням звітів
• Розвиток, створення контактів та підтримка добрих відносин з представниками відповідних зацікавлених сторін у країні, щоб забезпечити присутність Medair у регіоні.
• Координування роботи з іншими секторальними фахівцями Medair для визначення областей багатосекторального реагування та областей, де таке комплексне реагування можливо.
• За потреби, представляти Medair на галузевих зустрічах . 
• Забезпечення проактивної підтримки лінійного керівника для виконання інших завдань за запитом.
• Допомога з розмовними дзвінками на гарячій лінії Medair.

Управління якістю

• Перевірка того, що проекти впроваджуються відповідно до вимог донорів і відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів.
• За допомогою регулярних візитів на місця контроль за продуктивністю проектів і команд. Особливе слідкування за безпекою, гідністю та додатковими потребами людей, яким надається допомога, одночасно заохочуючи участь, залучення та зворотний зв’язок.
• Активна співпраця з керівником напрямку з охорони здоров’я, задля допомоги у стандартизації та зміцненні потенціалу проекту охорони здоров’я.
• Точний збір усіх необхідних даних проекту за допомогою доступних інструментів, включаючи ODK (оцінки) на телефонах
• Заповнення електронних таблиць збору даних про здоров’я та таблиці відстеження показників (ITT)
• Надання відгуків про роботу підрядників/тимчасових працівників, звертаючись за порадами щодо вирішення будь-яких проблем.
• Збір точних даних, таких як відгуки бенефіціарів, хід справи, дезагрегація бенефіціарів, загальна сукупність.
• Регулярне звітування перед керівником напрямку з охорони здоров’я громади та Керівником проекту охорони здоров’я громади, включаючи подання щотижневих звітів 3W.
• Дотримання протоколів Medair щодо COVID-19 під час впровадження заходів щодо інфраструктури/притулку.
• Активна підтримка механізму зворотного зв’язку бенефіціарів Medair — позитивний і негативний.

  Кваліфікація / Досвід 

Професійна кваліфікація 

• Вища освіта (не обов'язково медична) 
• Водійські права

 Досвід роботи 

• Досвід роботи за фахом 2 роки.
• Досвід роботи у сфері кейс менеджменті та соціальної підтримки. 

Мови 

• Добра письмова і розмовна українська та англійська мови.

 IT 

• Добре володіння комп'ютером (Word & Excel, Інтернет, написання електронної пошти). 
• Технічна здатність підбирати методи збору цифрових даних.         

Компетенції 

Мотивація 

• Велике бажання допомагати іншим.
• Ентузіазм. 
• Самомотивованість.
• Бажання навчатися. 

 Робота в команді

• Командний гравець з чудовими навичками спілкування. 
• Бажання підтримати інших і розділити навантаження. 
• Здатність до нарощування потенціалу. 
• Попередній досвід роботи в мультикультурній команді. 
• Досвід навчання/наставництва персоналу. 

Адаптивність 

• Гнучкість і готовність виконувати інші відповідні завдання , щоб полегшити виконання проекту. 
• Готовність до вирішення проблем.
• Креативність, відкритість, гнучкість, здатність самонавчатися. 
• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу.

 Технічна експертність 

• Навички ефективного спілкування, особливо усного, емпатичність, співчутливість і вміння бути хорошим слухачем.
• Можливість перекладу з/на українську та англійську мови. 

Менеджмент і лідерство 

• Вміння розставляти пріоритети та керувати часом. 
• Здатність надати чіткі та точні дані.

Умови праці

Ця посада розташована в місті Харків з значними поїздками до Громади для оцінки та реалізації проекту.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.