Бухгалтер / Асистент з фінансових питань / Finance Assistant

МІСІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 

Мережа MdM складається з 17 громадських організацій, об'єднаних спільним баченням: світ, де здоров'я визнається фундаментальним правом людини.

Наша мережа реалізує понад 400 програм, як національних, так і міжнародних, у більш ніж 70 країнах світу. По всьому світу, ми надаємо можливість отримати доступ до якісних медичних послуг людям, чиє здоров'я знаходиться під загрозою.

MdM надає екстрену медичну допомогу в умовах катастроф і кризових ситуацій, об’єднує зусилля для забезпечення загального доступу до медичної допомоги і за можливості, допомагає у заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань. Ми надаємо підтримку, сприяємо соціальним змінам і відстоюємо їх, а також боремося з несправедливістю. 

MdM працює в Україні з 2015 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення. З лютого 2022 року організація MdM реструктурувала своє представництво в Україні та були внесені відповідні зміни до програми. Зараз MdM має координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці та Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується навколо двох основних компонентів: пряме надання послуг через багатопрофільні мобільні бригади (включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства) для ВПО та зміцнення місцевої системи охорони здоров’я шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги.

ГЕОГРАФІЧНА СФЕРА ВТРУЧАННЯ:

Асистент з фінансових питань знаходиться в м. Дніпро. 

ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА

Безпосередній керівник: Консультант з фінансових питань

ОПИС РОБОТИ

Під керівництвом Консультанта з фінансових питань допомагатиме йому/їй у виконанні наступних завдань: Ведення бухгалтерського обліку відповідно до стандартів MdM Німеччина, управління грошовими коштами, архівування, супровід Консультанта з фінансових питань в обміні інформацією та забезпечення безперебійного процесу комунікації між різними адміністративними та логістичними відділами та іншими неурядовими організаціями. 

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ: 

• Забезпечення своєчасної оплати за всі товари та послуги (після затвердження) та контроль за виданими авансами.
• Управління готівкою та авансами згідно з політикою та процедурами МdМ Німеччина.
• Проведення регулярної звірки готівки та контроль за дотриманням лімітів.
• Робота з картками (зняття готівки, поповнення дрібних грошей).
• Ведення щоденного обліку готівки та банківських операцій в бухгалтерській програмі WINPACCS Cashbook.
• Архівування всіх необхідних документів для ведення бухгалтерського обліку згідно з процедурами MdM Німеччинa та українськими стандартами і законодавством.
• Експорт та сканування документів до програми WINPACCS CLOUD.
• Збір відповідних підтверджуючих документів щодо витрат/закупівель/платежів.
• Перевірка ваучерів та відповідних підтверджуючих документів (правильність, якість, автентичність).
• Підготовка та переклад супровідних документів на витрати, пов'язані з щоденною діяльністю програм MdM Німеччина (рахунки-фактури, кошториси, офіційні звіти, банківські виписки, трудові договори, внутрішні ключові документи та ін.).
• За потреби, взяття участі в банківських платежах згідно з фінансовими процедурами MdM Germany.
• Дотримання фінансових інструкцій і процедур MdM Germany.
• Забезпечення належного оформлення всіх фінансових та адміністративних документів.
• Забезпечення та активна участь у підвищенні якості робочих процесів.
• Забезпечення дотримання всіх правил донорського фінансування.
• Участь у фінансовому закритті проекту.
• Виконання інших додаткових завдань на вимогу Головного експерта з адміністративної діяльності та Консультанта з фінансових питань у межах своєї посади.

ІЄРАРХІЧНІ ТА ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ’ЯЗКИ

Ієрархічний зв'язок: Консультант з фінансових питань.

 НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ: 

Освіта: Вища освіта в галузі фінансів, економіки, менеджменту.

ВИМОГИ:

• Знання мови: Просунутий рівень володіння українською та російською мовами, англійська - не нижче середнього.
• Володіння комп'ютером: Впевнений користувач Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

ДОСВІД:

Успішний кандидат повинен мати:

• Мінімум 3 роки досвіду роботи у сфері фінансів в неприбуткових організаціях, бізнесі або державному секторі.
• Глибоке розуміння фінансового обліку та бюджетування.
• Вміння працювати з великими обсягами інформації.
• Навички збору та архівування документів.
• Знання інструментів управління проектами та фінансового програмного забезпечення є перевагою.
• Попередній досвід роботи з неурядовими організаціями є перевагою.

ПРОФЕСІЙНІ ЯКОСТІ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в стислі терміни.
• Висока здастність керувати пріоритетами та щодня адаптувати їх відповідно до контексту.
• Гнучкість для адаптації до мінливих вимог.
• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі.
• Вміння слухати та ділитися рішеннями.
• Почуття гумору.
• Хороші письмові та комунікативні навички.
• Уміння працювати в команді.
• Відповідність принципам та етиці Arzte der Welt.

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата: Відповідно до штатного розпису організації 

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 15 днів, таку заявку слід вважати відхиленою. 

Наша організація запрошує людей з інвалідністю приєднуватися до нашої команди. Кандидати з інвалідністю матимуть перевагу в процесі відбору порівняно з кандидатами з таким самим рівнем кваліфікації.

Будь ласка, зауважте:

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через   функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). 

The MdM Network consists of 17 civil society organizations united by a shared vision: a world where health is recognized as a fundamental right.

Our Network operates more than 400 programs, both domestic and international, across over 70 countries. Around the world, we enable people whose health is in danger to access quality medical services.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, works collaboratively to ensure universal access to healthcare and, if possible, assists with reconstruction measures. The MdM Network works collaboratively to ensure universal access to healthcare. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. We provide care, bear witness, and advocate for social change, as well as fighting injustice. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the program accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION:

The Finance Assistant is based in Dnipro. 

ORGANIZATION CHART

Line Manager: Finance Officer 

JOB SUMMARY

Under the supervision of the Finance Officer will assist him/her in the following tasks: Accountancy under MdM Germany standards, Providing cash management, Archiving process, Supporting the Finance Officer in the exchange of information and ensuring a smooth communication process between various administrative and logistics departments and other NGOs.

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION: 

• Ensure proper payment for all goods and services (after approval), and control of advances issued.
• Ensure cash and advances are managed under MdM Germany policies and procedures.
• Regular reconciliation of cash and control of cash limits.
• Working with cards (cash withdrawals, petty cash replenishment).
• Keeping daily records of cash and banking transactions in the WINPACCS Cashbook accounting program.
• Archiving of all necessary documents for accounting under MdM Germany procedures and Ukrainian standards and legislation.
• Export and scan documents to the WINPACCS CLOUD program.
• Collecting relevant supporting documents for expenses/purchases/payments.
• Verification of vouchers and relevant supporting documents (correctness, quality, authenticity).
• If necessary, prepare and translate supporting documents for expenses related to the daily operation of German MdM programs (invoices, estimates, official reports, bank statements, employment contracts, internal key documents, etc.).
• If necessary, participate in bank payments under the MdM Germany financial procedures.
• Compliance with MdM Germany's financial guidelines and procedures.
• Ensure that all financial and administrative documents are properly executed.
• Ensuring and actively participating in the quality improvement of work processes.
• Ensure compliance with all Donor funding regulations.
• Participation in the financial closure of the project.
• Perform other additional assignments as requested by the Administrative Coordinator and Finance Officer consistent with the nature of the position.

HIERARCHICAL & FUNCTIONAL LINKS

Hierarchical link: Finance Officer.

REQUIRED QUALIFICATIONS: 

Academic background: University degree in finance, economics, management.

REQUIREMENTS:

• Language requirements: Advanced Ukrainian and Russian, English is at least intermediate level.
• Computer requirements: Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 3 years of finance experience in non-profit organizations, business or the government sector.
• Deep understanding of financial accounting and budgeting.
• Ability to work with large amounts of information.
• Skills in collecting and archiving documents.
• Familiarity with project management tools and financial software is an asset.
• Previous experience with NGOs is an asset.

COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines.
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Cultural sensitivity and ability to work in a multicultural environment.
• Ability to listen and share decisions.
• Sense of humour.
• Good writing and communication skills.
• Team player.
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt.

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered.

If a response to the application is not received within 15 days, such application shall be deemed rejected.

Our organisation welcomes people with disability to apply and be part of our team. The candidates with disability will be given an advantage during the selection process compared to the candidates with the same level of qualification.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.