Старший/-а Менеджер/-ка (управитель/-ка) з операційної діяльності / Fleet And Facility Supervisor

Старший/-а Менеджер/-ка (управитель/-ка) з операційної діяльності

КРАЇНА:  Україна 

ПІДПОРЯДКУВАННЯ:   Менеджер з логістичних операцій 

ЛОКАЦІЯ:  Дніпро 

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Старший/-а Менеджер/-ка (управитель/-ка) з операційної діяльності підпорядковується менеджеру з логістичних операцій і керує всіма аспектами роботи Департаменту, що стосуються транспортування, інвентарю, засобів комунікації, обладнання, об’єктів і транспортних засобів на місці базування організації. За певних обставин на Керівника з нагляду можуть бути покладені додаткові обов’язки із забезпечення безперебійного функціонування програм згідно з внутрішніми правилами Handicap International в Україні.  

Старший/-а Менеджер/-ка (управитель/-ка) з операційної діяльності забезпечує ефективну логістичну підтримку роботи програм на рівні об’єкта.  Керівник з нагляду відповідає за координування логістичних заходів за рахунок підтримки й тісної співпраці з персоналом, залученим до проекту й допоміжним персоналом.  Керівник з нагляду над автопарком і об’єктами має щотижня й щомісяця звітувати перед Менеджером з логістичних операцій. 

Старший/-а Менеджер/-ка (управитель/-ка) з операційної діяльності напряму співпрацює з Менеджером з логістичних операцій і дотримується Інструкцій та процедур HI з питань логістики у своїй діяльності. 

ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ

Завдання 1. Логістична підтримка: 

1. Забезпечення належної роботи відповідного департаменту. 

2. Відповідальність за дотримання й моніторинг бюджету. 

3. Оптимізація логістичних механізмів реагування й використання ресурсів у межах зони відповідальності Керівника за рахунок аналізу відповідних показників, надання рекомендацій і оновленої інформації. 

4. Забезпечення належної співпраці з командами, які відповідають за реалізацію програм, з метою постійного надання їм актуальної інформації щодо плану реалізації проекту. 

5. Планування й прогнозування розвитку логістичних потужностей згідно з планом реалізації проекту. 

6. Надання логістичної підтримки й консультування команди, відповідальної за реалізацію програми, для забезпечення якісного виконання проектних завдань. 

7. Постійне збирання, контролювання й заповнення обов’язкової документації, що використовується командою Керівника, для контролю відповідності процедурам HI та забезпечення зовнішнього аудита. 

8. Сприяння належній координації й комунікації полтавського й дніпровського департаменту логістичних операцій. 

9. Внесення пропозицій щодо адаптування чинних процедур (пересування, планування тощо) на розгляд Менеджера з логістичних операцій. 

10. Здійснення нагляду на локальному рівні над безпекою персоналу, активів і об’єктів HI з метою підтримки департаменту безпеки HI із оперативним інформуванням Менеджера з логістичних операцій про виявлені проблеми. 

Завдання 2. Нагляд над станом приміщень: 

1.  Забезпечення належного стану й постійного обслуговування офісів і житлових приміщень. 
   
   

2. Забезпечення постійної наявності газу, питної води, канцелярського приладдя, витратних матеріалів та інших складових добробуту в офісних і житлових приміщеннях. 

3. Ведення та постійне оновлення інвентарю об’єктів матеріальної власності HI (меблі, електричні прилади тощо) на території приміщень 

4. Подальший контроль над кінцевими термінами орендних угод приміщень HI та інформування менеджера з постачання про необхідність продовження дії угод. 

5. Постійне надання актуальної інформації раді з питань забезпечення житлом, організація прибуття/виїзду членів команди Керівника. 

6. Регулювання питання забезпечення іноземців і відвідувачів місцем для проживання з орієнтацією на заощадження коштів. 

7. Звітування про відповідність розміру офісного приміщення, його розташування тощо потребам HI. 

8. Інспекція приміщень на відповідність потребам і внесення пропозицій. 

9. Забезпечення й нагляд над відкриттям нових офісів за необхідності. 

10. Підготовка щотижневих Графіків моніторингу підрядників (CMC), забезпечення їхнього належного оновлення й направлення на адресу Менеджера з логістичних операцій. 

Завдання 3. Управління обладнанням та інвентарем 

1. Забезпечення дотримання процедури HI з управління інвентарем (та аналогічної процедури донора за необхідності). 

2. Регулярна щомісячна інвентаризація запасів канцелярського приладдя, витратних матеріалів, обладнання на об’єкті, підготовка звіту про стан справ для заміни інвентарю. 

3. Гарантування безпечного користування та подальшого контролю над обладнанням, що використовується для виконання завдань (ідентифікація, інвентаризація, розташування) спільно з IT-асистентом. 

4. Гарантування безпечного користування та подальшого контролю над каналами комунікацій і IT обладнанням (та матеріалами), що використовується для виконання завдань (ідентифікація, інвентаризація, розташування) спільно з IT-асистентом. 

5. Підготовка щомісячних Графіків моніторингу обладнання (EMC), забезпечення їхнього належного оновлення й направлення на адресу Менеджера з логістичних операцій. 

Завдання 4. Управління й техобслуговування парку транспортних засобів: 

1. Забезпечення дотримання процедури HI з управління парком транспортних засобів (та аналогічної процедури донора за необхідності). 

2. Регулювання плануванням і розподілом транспортних засобів для робочих поїздок персоналу. 

3. Нагляд над загальним подальшим контролем транспортних засобів на об’єкті (контроль над виконанням робіт, планування пересування, орендні угоди для транспортних засобів тощо). 

4. Забезпечення регулярного техобслуговування транспортних засобів на об’єкті, укладання належної угоди про техобслуговування з постачальником чи укладання належної процедури здійснення ремонту місцевими спеціалістами. 

5. Визначення найпрактичніших способів використання транспортних засобів для постачання товарів і дотримання адміністративних формальностей, що стосуються пересування (автомобілем, літаком чи кораблем) на національному, регіональному й міжнародному рівні в умовах стрімких змін контексту. 

6. Забезпечення належного підготування й направлення Менеджеру з логістичних питань щомісячного Графіку моніторингу автопарку (VMC). 

Завдання 5.  Звітність: 

1. Забезпечення своєчасної та належної підготовки стандартних звітів (CMC, EMC, VMC, SMC за необхідності) для цілей Керівника з нагляду над автопарком і об’єктами. 

2. Участь у підготовці щомісячного Звіту про стан справ (SITREP) шляхом надання актуальних даних, що стосуються роботи на посаді Керівника з нагляду над автопарком і об’єктами. 

Завдання 6. Етичні норми й ділова практика: 

1.  Дотримання норм ділової етики, повага й просування мандату Handicap International. 

2. Дотримання політики Handicap International щодо захисту дітей та захисту бенефіціарів від сексуальної експлуатації та насильства, інформування менеджера підрозділу про будь-які випадки недотримання політики HI членами команди чи партнерами. 

3. Дотримання політики та механізмів Handicap International щодо запобігання та боротьби з шахрайством і хабарництвом, інформування менеджера підрозділу про будь-які випадки недотримання політики HI членами команди чи партнерами.  

НЕОБХІДНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКА 

Кваліфікація:

• Диплом бакалавра з логістики, ділового управління, менеджменту, управління закупівлями й постачанням та з інших актуальних для посади спеціальностей. 

Досвід роботи

• Щонайменше 1 рік роботи в сфері логістики. (пріоритет надається кандидатам з досвідом роботи в міжнародних неурядових організаціях, що опікуються гуманітарними питаннями й розвитком) 

Бажано:

• Попередній досвід співпраці з HI. 

Навички

• Потужні навички ведення переговорів 

• Організаційні здібності 

• Відмінний рівень спілкування українською та англійською. 

Бажано:

• Здатність надавати допомогу членам команди в сфері планування та перевіряти складені плани. 

УМОВИ РОБОТИ 

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий  

Тип зайнятості: Повна зайнятість 

Переваги: 

• 30 календарних днів щорічної відпустки 
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI) 
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI 
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби) 
• Інші пільги, передбачені законодавством та кадровою політикою 

МОЖЛИВОСТІ 

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками. 

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію. 

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі. 

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI. 

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України). 

Як подати заявку: 

Увага: Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою. 

Зверніть увагу, що набір триватиме до моменту заповнення посади. Співбесіди проводитимуться на постійній основі, і лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступних етапів. 

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fleet And Facility Supervisor

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:   Logistics Manager Dnipro 

LOCATION:  Dnipro 

 GENERAL MISSION

 Reporting to the Logistics Manager, the Fleet and Facility Supervisor manages all aspects of the HI Logistics Department concerning transport, stocks, communication, equipment, facilities and vehicles within the base. Annex activities may be asked of the Supervisor under certain circumstances to ensure the smooth-running of the programs in compliance with Handicap International's internal regulations in Ukraine.  

The Fleet and Facility Supervisor will ensure elements of base level logistics to support effectively the activities of the programs.  The Supervisor will be required to coordinate the logistics activities by being in support and in close collaboration with the project and the support staff.  The Fleet and Facility Supervisor will be required to submit weekly and monthly reports to the Fleet and Facility Supervisor. 

The Fleet and Facility Supervisor directly supports the Logistics Manager and operates within HI Logistics Guidelines and procedures. 

 MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

 Mission 1. Logistics Support: 

1. Ensures the good performance of his / her department. 

2. Follows and monitor the budget under his / her responsibility. 

3. Optimizes the logistics response and use of resources in his/her area of assignment by analyzing indicators, making recommendations and providing updates. 

4. Ensures a good collaboration with program teams in order to maintain a continuous and updated knowledge of the project implementation plan. 

5. Plans and anticipates the logistics capacity development according to the project implementation plan. 

6. Provides logistics support and advices to the program team to ensure the smooth implementation of project activities. 

7. Carries out a continuous collection, control and filing of the compulsory documents used within his/her team to ensure the compliance with HI procedures and facilitate external audit. 

8. Contributes to the smooth coordination and communication within the Poltava and Dnipro Logistics departments. 

9. Proposes relevant adaptation of established processes (movements, planning…etc) to the Logistics Manager. 

10. Supervises local security of the HI staffs, assets and facilities in support of HI security department - alerts the Logistics Manager of issues immediately. 

Mission 2. Premises Management: 

1. Ensures the good condition and continued maintenance of offices and accommodations. 
   
   

2. Ensures the continuous availability of gas, drinking water, stationary, consumables and other welfare items in the office and accommodations. 

3. Maintain comprehensive inventory of HI items (furniture, electrical appliances, etc…) within the premises and keep it up to date. 

4. Follows-up on HI property lease agreements expiration dates and report it to the supply manager for the renewal. 

5. Continually updates the accommodation board and organize arrival / departure with his/her team. 

6. Ensures the management of expatriates & visitors accommodation in a cost efficient manner. 

7. Reports on the relevance between office size, location, etc…and the HI need. 

8. Carries on research of premises according to the need and make proposition. 

9. Ensures and oversees the opening of new offices if required. 

10. Ensures preparation of weekly CMC (Contract Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Logistics Manager. 

Mission 3. Equipment and Stocks Management: 

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) stock management procedure. 

2. Manages regular monthly inventory for the stationary, consumables, equipment stocks in the base, prepare PSR for replacement of stock. 

3. Ensures the security and the follow up of the equipment used on the mission (identification, inventory, affectation) in collaboration with the IT Assistant. 

4. Ensures the security and the follow up of the communication and IT equipment (and supplies) on the mission (identification, inventory, affectation) in collaboration with the IT Assistant. 

5. Ensures preparation of monthly EMC (Equipment Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Logistics Manager. 

Mission 4. Vehicle Management and Maintenance: 

1. Ensures the respect of HI (and donor if required) vehicle management procedure. 

2. Manages the planning and allocation of vehicles for staff movements. 

3. Supervises the general follow up of the base vehicles (consummation checks, movement planning, vehicle rental contracts, etc.). 

4. Ensures a regular maintenance on the different vehicle of the base, setup appropriate maintenance contract with supplier or ensure an appropriate repair process with local technicians. 

5. Defines the more relevant means of transport for goods delivery and process the administrative formalities related to (by road, by plane, by boat, etc.) national, regional and international in a rapidly shifting context. 

6. Ensures the VMC (Vehicle Monitoring Chart) is accurately prepared and forwarded to the Fleet and Facility Supervisor monthly. 

Mission 5.  Reporting: 

1. Ensures standard reports (CMC, EMC, VMC, SMC as needed) are completed timely and accurately for the Fleet and Facility Supervisor. 

2. Participates to the monthly situation report (SITREP) by providing relevant data related to your position to the Fleet and Facility Supervisor. 

Mission 6. Ethics and Professional Practice: 

1. Shows professional ethics, respect and promote Handicap International mandate. 

2. Respects the Handicap International protection of children policy and protection of beneficiaries from sexual exploitation and abuse policy and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners. 

3. Respects the Handicap International policy and mechanisms for the prevention of, and fights against, fraud and bribery and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners.  

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Diploma or Bachelor degree in Logistics, Business Administration, Management, Purchasing and Supplies Management, or other relevant field. 

Experience:

• At least 1-year experience in the Logistics activities. (humanitarian and development INGOs preferred) 

Preferable:

• Previous experience with HI. 

Skills:

• Strong negotiating skills; 

• Good organizing ability; 

• Excellent communications skills both in Ukrainian and English. 

Preferable:

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans. 

WORKING CONDITIONS: 

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term 

Type of employment: Full-time 

Benefits Package: 

• 30 calendar days for annual leaves  
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI) 
• Individual counselling sessions for HI staff 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed) 
• Other benefits as per legislation and HR Policy 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine). 

EQUAL OPPORTUNITY 

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics.  

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy. 

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details. 

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.  

How to apply: 

Attention: Please send your CV in English. 

Please note that the recruitment will be ongoing until the position is occupied. Interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled, and only shortlisted candidates will be contacted.