Менеджер з адміністративної діяльності/Administrative Manager

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Менеджер з адміністративної діяльності підтримує адміністративного координатора у проведенні бухгалтерських та фінансових операцій, а також координатора з питань персоналу у всіх завданнях і процедурах, пов'язаних з управлінням персоналом.

Він/вона допомагає координатору з питань персоналу визначати та впроваджувати національні кадрові політики на рівні місії.

Він/вона відповідає за впровадження та моніторинг адміністративних, фінансових і кадрових процедур на різних базах у тісній співпраці з адміністративним та HR-координаторами.

Менеджер з адміністративної діяльності керує адміністративними командами за підтримки та під наглядом адміністративного та HR-координаторів.

Він/вона керує готівковими операціями (переказ готівки, оплата від донорів тощо) на рівні бази під наглядом адміністративного координатора.

КЛЮЧОВІ ОБОВ'ЯЗКИ: 

Фінансове та бюджетне управління:

• Розробка та імпорт бюджетних параметрів у SAGA після затвердження фінансовим фахівцем
• Перевірка щомісячного бюджетного звіту про виконання проєктів згідно з форматом SІ
• Підготовка щомісячного звіту про виконання загального бюджету
• Підготовка фінансової звітності, що вимагається державними органами (уряд, міністерства…), для затвердження адміністративним координатором та/або Главою Місії перед поданням
• Контроль за щомісячним закриттям, переглядом і інтеграцією бухгалтерських даних на рівні бази
• Нагляд за перевіркою бухгалтерських документів перед їх передачею в координаційний офіс
• Підготовка до аудитів та підтримка під час можливих перевірок

Бухгалтерське управління:

• Контроль дотримання правил готівкових платежів і точного внесення транзакцій у SAGA
• Надсилання щомісячного бухгалтерського пакету до координаційного офісу
• Передача всіх підтверджених документів, пов’язаних із закриттям обліку, до координації на вимогу адміністративного координатора (якщо немає бухгалтера-спеціаліста)
• Централізація бухгалтерського обліку бази в програмному забезпеченні SAGA
• Нагляд за перевіркою бухгалтерії бази (описи, бухгалтерські коди, бюджетні статті, звірка, щомісячний обмінний курс)
• Контроль фізичної перевірки рахунків-фактур і готівкових залишків у кожному Balzac
• Управління банківськими рахунками бази в Balzac
• Надсилання експорту з SAGA після інтеграції бюджетним відповідальним
• Контроль за ваучерами та іншими підтвердженими документами, які передаються до координації кожні три місяці
• Керівництво процесом піврічного та річного закриття бухгалтерії разом зі своєю адміністративною командою та під керівництвом адміністративного координатора (нараховані витрати, баланс відпусток, стан заборгованостей, придбання активів, пожертви в натуральній формі тощо)

Управління готівковими коштами:

• Надсилання щомісячного прогнозу готівкових витрат бази та підготовка відповідного документа під керівництвом адміністративного координатора
• Контроль за грошовими переказами від координаційного офісу до бази
• Управління грошовими потоками на рівні бази та забезпечення належного постачання банківських рахунків і кас
• Моніторинг безпеки коштів і пропозиції щодо вдосконалення внутрішнього процесу готівкових переказів адміністративному координатору
• Відстеження траншів донорських коштів на рівні бази (за наявності)

Адміністративний контроль:

• Контроль за впровадженням адміністративних, фінансових і кадрових правил та процедур
• Забезпечення дотримання адміністративного календаря адміністративною командою
• Моніторинг виконання умов договору оренди
• Забезпечення належного ведення паперових і цифрових архівів, а також збереження адміністративних документів на всіх базах
• Нагляд за регулярним резервним копіюванням усіх файлів на рівні координації та забезпечення їх належного зберігання

Юридичний супровід:

• Відстеження змін у національному законодавстві та політиці
• Підготовка та контроль податкових платежів (податок на прибуток, ПДВ...)

Реалізація національної кадрової політики:

• Брати участь у розробці національної кадрової політики
• Брати участь у визначенні та моніторингу реалізації кадрової політики та соціального забезпечення на базі
• Оцінювати ризики, пов'язані зі змінами в соціальній політиці
• Вносити пропозиції щодо покращення умов праці працівників
• Забезпечувати відповідність та узгодженість між посадовими інструкціями місії та стандартними посадовими інструкціями SI 
• Забезпечувати застосування посадової матриці SI у місії та повагу до процесу найму
• За необхідності брати участь у перегляді посадових інструкцій (критеріїв)
• Постійно забезпечувати узгодженість кадрової політики SI з державним законодавством

 Управління персоналом для національного персоналу:

• Забезпечувати подання декларацій та сплату податків і зборів до відповідних організацій
• Бути в курсі всіх законопроектів та змін, пов'язаних з трудовим законодавством, працевлаштуванням загалом та навчанням персоналу 
• Покращувати умови праці персоналу у тісній співпраці з HR-координатором
• Збирати необхідну інформацію для моніторингу змін у вартості життя.
• Перевіряти щомісячні зарплати
• Перевіряти бази даних заробітної плати та обробку заробітної плати (Balzac XX)
• Перевіряти оновлення на базовому рівні інформації, пов'язаної з персоналом, за допомогою програмного забезпечення Homere
• Нагляд за оновленням усіх кадрових документів на рівні місії та їх поданням на рівні координації
• Контроль за дотриманням національної кадрової політики на рівні місії
• Оновлення кадрової документації та дотримання кадрових термінів
• Консолідація та оновлення організаційної структури місії 
• Нагляд за дотриманням термінів щорічного оцінювання ефективності роботи, термінів дії контрактів
• Участь у створенні щорічного плану навчання місії, нагляд за його реалізацією та вимірюванням впливу
• Участь у розробці кадрової політики місії
• Перевірка відповідності посадових обов'язків стандартній посадовій структурі і переконатися в тому, що процедура підбору кадрів відповідає стандартам

Управління персоналом для іноземців:

• Організація адміністративного інструктажу співробітників-іноземців 
• Забезпечення адміністративного управління іноземцями в рамках місії СІ (оформлення документів, віз, авіаквитків і т.д.)
• Контроль за заповненням документів іноземними співробітниками

Управління командою:

• Контроль та навчання команди адміністраторів бази
• Забезпечення мінімального рівня укомплектованості адміністративної служби в періоди відсутності (відпустка, хвороба тощо)
• Участь у здійсненні просування по службі
• Участь у здійсненні планування кар'єри та управлінні мобільністю персоналу
• Складання переліку шкіл та навчальних програм в країні
• Удосконалення процедур підбору персоналу
• Участь у підборі керівників на місцях
• Забезпечення зв'язків з представниками працівників, зокрема, участь у їхніх зібраннях.

Звітність/комунікація:

• Допомагати адміністративному координатору у створенні операційних пропозицій та складанні фінансових звітів
• Встановлювати та підтримувати відносини з адміністративними органами на національному рівні
• Підтримувати відносини з іншими НУО та МНУО, органами влади та іншими партнерами за запитом
• За запитом брати участь у зустрічах (з донорами, органами влади, форумі НУО...) та семінарах, що стосуються його/її сфери діяльності та складати протоколи для адміністративного координатора.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

Oсвіта : вища в галузі фінансів, менеджменту або управління персоналом

Досвід: на аналогічній посаді в гуманітарному секторі з технічними навичками у сфері фінансів та управління персоналом 

Знання мов : Англійська мова – вільне володіння (обов’язково), українська - рідна

Знання IT програм : Професійне користування пакетом MSc Office, особливо Microsoft Excel

Кваліфікація: Продемонстровані навички управління: здатність навчати, супроводжувати та продуктивно підтримувати персонал/колег у стресових обставинах. Аналітичні, стратегічні та фінансові навички. Схильність до інструментів управління фінансовим контролінгом та добре володіння ними

Особисті якості: Досвід управління командою та розбудови потенціалу

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  офіс за адресою: м. Дніпро, можливі відрядження в Дніпропетровську, Запорізьку, Донецьку обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) 

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2700 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою. 

Кінцевий термін подання заявок: 06 квітня 2025 року

----------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

 Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

 Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

The Administrative Manager supports the administrative coordinator in processing accounting and financial transactions, and the HR coordinator in all tasks and procedures associated with HR. 

He/she assists the HR coordinator to define and implement national HR policies at mission level.

He/she is responsible for implementing and monitoring, in close collaboration with the bot admin and HR coordinators administrative, financial and HR procedures on the different bases.

The Administrative Manager manages the administrative teams with the support and under the supervision of the administrative and HR coordinators.

He/she manages the cash processes (cash transfer, donor payment…) at base level under the supervision of the administrative coordinator.

DESCRIPTION OF THE POSITION:

 Financial and budgetary management:

• Elaborate and import budget parameters in SAGA after validation of the desk financial officer
• Check the monthly projects budget follow ups according to Solidarites format
• Prepare the monthly global budget follow up document
• Prepare the financial reporting requested by authorities (government, ministries…) to be validated by the administrative coordinator and/or the HoM before submission
• Supervise the monthly closing, review and integration of the accounting for the base
• Supervise the verification of the accounting files before they are sent to coordination
• Prepare for and support audits or possible inspections

Accounting management:

• Monitor enforcement of cash payment rules and accurately record transactions in Saga
• Send the monthly accountancy package to coordination 
• Send all supporting documents relating to account closure to coordination as requested by the administration coordinator (If no accountant specialist is present)
• Centralize the base’s accountancy within the Saga software
• Supervise the verification of the base’s accountancy (descriptions, accounting codes, budget headings, reconciliation, monthly exchange rate)
• Supervise the physical verification of invoices and cash inventories in each Balzac
• Management of the base’s bank Balzacs
• Send Saga export after integration to the budget holders
• Supervise vouchers and other back up documents to be sent to coordination on a 3 month basis
• Lead the semi-annual and annual accounting closure with his/her administrative team and under the supervision of the administrative coordinator (accrual expenses, balance of holidays, debt situation, asset purchases, donations in kind, etc.) 

Cash Management:

• Send the monthly cash forecast of the base and prepare the document under the supervision of the administrative coordinator
• Follow-up the cash transfer from coordination to the base
• Manage the cash flow at base level and ensure that banks and cash boxes are well supplied 
• Monitor the security of funds and propose improvement of the internal cash transfer process at base level to the administrative coordinator
• Monitor donor installment at field level (if any)

 Administrative follow up:

• Monitor the implementation of administrative, financial and HR rules and procedures
• Ensure that the administrative calendar is respected by the administrative team
• Follow up on the lease agreement
• Ensure completion of paper and digital filing, as well as securing administrative documents on all bases
• Supervise the back up of all files at coordination level on a regular basis and ensure the filling of these documents

 Legal follow up:

• Track changes in national laws and policies
• Prepare and control tax payments, (income tax, VAT…)

 Implementation of the national HR policy:

• Take part in the development of the national HR policy
• Participate in defining and monitoring the implementation of HR policy and social welfare on the base
• Evaluate risks linked to changes in social policy
• Propose improvements to employee working conditions
• Ensure appropriateness and coherence between mission job descriptions and SI standard job descriptions
• Ensure the SI job matrix is applied on the mission and the recruitment process respected
• If necessary, participate in rewriting the salary matrix (benchmark...)
• Continually ensure coherence between SI HR policy and national laws

 HR management for national staff:

• Ensure that declarations and payment of taxes and charges are made to relevant organizations
• Keep informed of all bills and changes associated with employment law, employment in general, and staff training. 
• Improve staff working conditions in close collaboration with the HR coordinator
• Collect the necessary information for monitoring changes in the cost of living.
• Check the monthly salaries
• Verify the base’s salary databases and payroll processing (Balzac XX)
• Check the update at base level of the HR linked information through Homere software
• Supervise the update of all HR-related documents at mission level and filing at coordination level
• Monitor adhesion to national HR policy at mission level
• Update staff records and follow up HR deadlines
• Consolidate and update the mission organization chart 
• Supervise annual performance review deadlines, contract dates
• Participate in creating an annual mission training plan, supervise its implementation and measure its impact
• Participate in the mission HR policy
• Check that job descriptions fit the standard job matrix and ensure that the recruitment process is respected

 Expatriate HR management:

• Organize the administrative briefing of expatriate employees 
• Ensure the administrative management of expatriates within the SI mission (file, visa, plane tickets, etc.)
• Supervise the filing of international staff documents

 Team management:

• Supervise and train base admin team
• Ensure minimum staffing levels for the administrative service during periods of absence (vacation, illness, etc.)
• Participate in implementing staff promotions
• Participate in the implementation of career planning and the management of staff mobility
• Make a list of schools and training programs in the country
• Improve recruitment procedures
• Participate in recruiting in-pat executives
• Ensure relations with employee representatives, in particular by taking part in their meetings

Reporting/Communication

• Help the administrative coordinator with creating operations proposals and drawing up financial reports
• Establish and maintain relationships with the administrative authorities at national level
• Maintain relationships with other NGO & INGO, authorities and other partners on request
• On request, participate in meetings (donor, authorities, NGO forum…) and workshops relating to his/her field of activity and write up minutes to the administrative coordinator

PROFILE FORSAKEN:

Studies: degree related to finance, management or HR studies

Experience: in a similar position in the humanitarian sector with technical skills in terms of finance and HR

Language: English - upper-intermediate and above (madatory), Ukrainian – native

IT: Professional with the use of MSc Office pack, especially with Microsoft Excel

Qualification: demonstrated skills in management: the ability to train, accompany and support staff/colleagues productively under stressful circumstances. Analytical, strategic and financial skills. Inclination towards and good command of financial follow up management tools 

Soft skills: Experience on team management and capacity building

WORKING CONDITIONS:

Place of work: the office is located in the city of Dnipro, possible business trips to Dnipropetrovsk, Zaporizhzhia, Donetsk regions

Contract: fixed-term contract  (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full-time

Salary:  2700 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English 

Deadline for submitting applications : 06/04/2025